立替金と仮払金の違いをわかりやすく解説｜仕訳方法も説明します

勘定科目がいくつあるかご存知ですか？なんと200種類以上あるんです。

それだけ沢山の科目があると、どれを使えばいいか迷ってしまいますよね。

仕事をする上で、会社が一時的にお金を負担する機会があると思います。

仕訳をする時に、皆さんならどの科目を使いますか？

• 立替金
• 仮払金

このふたつのどちらを使うか、悩まれるのではないでしょうか。

間違って使用してしまうと後々修正が必要になりますから、できれば違いについて理解した上で正しく使いたいですよね。

この記事では、立替金と仮払金の違いを仕訳を交えて解説します。是非、最後までお読みください。

立替金と仮払金の違いは経費になることが見込まれるかどうか

両者の違いは、精算した時にコストになることが見込まれるかどうかというものがあります。

【精算したときにどうなるか】

• 立替金：立替えた金銭を回収
• 仮払金：経費に振替

要するに、立替金は自社のコストにならず、仮払金は自社のコストになります。

では、具体例を交えて立替金がどのようなものなのかみてみましょう。

立替金をわかりやすくいうと会社が立替えたお金

立替金とは、従業員・役員・取引先等が負担すべき金銭を、自社が暫定的に立替えた時に使用する勘定です。資産勘定に分類されます。

元々「立替」という言葉には、他人が出すべき金銭を代わりに支払うという意味があります。まさに、言葉の意味そのままの勘定です。

通常は信頼関係によって立替えするので、契約書も担保もないことがほとんどです。

先程も触れましたが、立替金は精算によりコストとして処理されるのではなく、一般的に金銭によって取り立てます。

立替金は取引での金額が少ない特徴をもつ、資産勘定です。そのため、決算書ではほかの少額の流動資産と併せてその他流動資産とまとめられます。

詳しくはこちらをご参照ください。

続いて、どのような時に立替金を使用するのか見てみましょう。

立替金が発生するパターン3つ

役員や従業員が本来支払うべきものを立替えたとき

このようなケースの科目は、立替金を使用します。

役員や従業員の個人的な買い物の代金等は、自社が負担すべきコストではありません。また、立替えた場合はその代金を取り立てる必要があります。

とは言っても、ピンと来ませんよね。自社の備品を発注する際に、従業員の私物も購入したケースの仕訳をみてみましょう。

【仕訳例】

自社の備品（3,000円）の購入時に、従業員Aの個人的な備品（1,000円）も購入した。

後日、従業員Aから、個人分の備品の代金を現金で回収した。

いかがでしょうか。立替金として扱うものと自社の経費とをわけておいて、後日立替えたお金を取り立ててしています。

ほかにもこのようなケースがあります。

• 給料の前貸し
• 社内旅行や親睦会等の参加費の徴収

自社の役員・従業員ではなく、他社の立替えをすることもあります。

取引先が負担すべき配送料等を立替えたとき

取引先負担の配送料等を、自社が立替えた時の科目も立替金です。コストの負担主は取引先なので、経費の科目を使いません。

【仕訳例】

取引先からの商品到着時に、配送料220円を立替えた。

後日、立替えた配送料を、取引先から取り立てた。

配送料をコストとして計上していないのが、わかっていただけると思います。

意識されていないところでも、立替えがあるのをご存知でしょうか。

従業員が支払うべき雇用保険料等を立替えたとき

給料の支払い時に天引きされる、雇用保険料等の本人負担分を立替金とすることもあります。

なお、立替金ではなく預り金等のほかの科目を使用することもあります。

次に、仮払金とはどのようなものか見ていきましょう。

仮払金をわかりやすくいうと概算で事前に支払ったお金

仮払金とは、勘定科目（取引の内容）や金額が未確定な金銭を仮払いした時に、それらが確定するまで一時的に使用する仮勘定科目です。コストの金額が確定する前に、概算で支払います。

既にご説明した通り、仮払金は精算すればコストに振替える科目です。

仮払金も資産勘定で、立替金と同じくその他の流動資産で表示されます。

では、どのような時に仮払いが発生するのでしょうか。

仮払いが発生するパターン2つ

役員・従業員の出張前に概算で出張旅費を渡すとき

役員・従業員が高額な出張費を立替えずに済むように、会社が前もって支給する場合は仮払金を使用します。

出張にかかる費用は十万を超えることも少なくありませんから、役員や従業員にとって手持ちのお金が減らずに済むのは助かりますね。

仮払いしたお金で出張費が足りた場合と、足りなかった場合のふたつのパターンの仕訳を見てみましょう。

仮払いしたお金で出張費が足りた時の仕訳は、以下の通りです。

≪仕訳例：実際にかかった費用が仮払金を超えなかったとき≫

従業員Bに、出張費として10万円を現金で仮払いした。

後日、出張費を精算した。交通費が5万円・取引先との飲食代が2万円だったため、残りの3万円を従業員Bから会社に返金してもらった。

仮払いしたお金よりも、実際にかかった費用が多かった時の仕訳は以下のようになります。

≪仕訳例：実際にかかった費用が仮払金を超えたとき≫

従業員Bに、出張費として10万円を現金で仮払いした。

後日、出張費を精算した。交通費が8万円・取引先との飲食代が4万円だったため、不足した2万円を従業員Bに支給した。

役員・従業員に立替えさせる金額が大きくなり負担となってしまわないよう、概算で渡す金額には気を付けたいところですね。

前もって概算で経費を渡すとき

高額な経費は出張費に限りません。交際費等のコストを概算で支給する場合もあります。

例えば、このような場合です。

• 取引先との食事の前にある程度の費用を従業員へ渡すとき
• 役員等に交際費として費用となる見込みの額を渡すとき
• 役員・従業員に備品の購入を依頼するとき

上記の場合も、先にご紹介した仕訳のような処理を行います。

ここまで、立替金と仮払金のそれぞれについて説明してきました。結局のところ、このふたつの共通点と相違点はどのようなところにあるのでしょうか。

立替金と仮払金の共通点は資産となることや会社が支払うということ

両者の共通点は、以下の通りです。

• どちらも会社が支払う「一時的な出金」
• どちらも「その他流動資産」

一時的な資産勘定であるのが共通していると言えます。逆に、相違点は以下の通りです。

混同しやすい科目ですが、実は相違点の方が多いのがわかっていただけるでしょうか。

決算処理にも気をつけたいことがあります。

立替金と仮払金を混同すると決算処理はどうなるのか

決算仕訳で勘定科目を修正する必要がある

立替金と仮払金の相違点で説明したように、このふたつは混同しやすいもののまったくの別物です。

「自社の経費ではない・使途が明確・金額が確定している」等の要件を満たす取引が仮払金になっているのであれば、決算仕訳で立替金に修正しましょう。

また、税務署へ提出する「勘定科目内訳明細書」の立替金・仮払金の明細書に修正内容を反映させることが必要です。

それぞれの決算時の処理方法は、どのようなものでしょうか。

立替金の決算時の処理方法

残高が高額でない限り、特にないと考えていいでしょう。

決算時に立替金の残高が残っていても、正当なものであれば問題ありません。事由の解消には、年度をまたぐ必要があることも少なくありません。

立替金には特に処理が必要でないようですが、仮払金はどうでしょうか。

仮払金の決算時の処理方法

決算時には、支払の使途が明確になった仮払金を経費等の科目に振替えて、残高を減らしましょう。

会計は発生主義ですので、今期に発生したコストは今期に計上する必要があります。

仮払金が多いということは使途不明金が多いことと同義で、ステークホルダーから良い印象を持たれません。

立替金と混同しやすい科目はほかにもありますから、これを機に学んでおきましょう。

立替金と仮払金のほかに混同しやすい勘定科目

未収入金は事業以外で発生した債権

未収入金とは、通常の営業取引以外から発生した金銭債権と通常の営業取引から発生した売掛金以外の金銭債権を示す資産勘定です。

売掛金は売上の債権

売掛金とは、商品・製品の販売・役務の提供等、通常の営業取引により発生した売上の金銭債権を示す資産勘定です。通常の営業取引で生じた代金で未収のものだと言えます。

以上のことをまとめると、こうなります。

同じ金銭債権でも、かなり違うものであるのがわかっていただけると思います。

≪まとめ≫立替金と仮払金の違いや仕訳方法について押さえよう

立替金と仮払金は、自社が負担する暫定的な出金であることは共通しています。それ故に、このふたつを混同してしまっている方は多いでしょう。

しかし、振り返りになりますが下記の点が異なります。是非、科目に迷った時の参考にしてください。

上記の表でも触れていますが、立替金は金額が確定していて取り立て時には反対仕訳をすればよいものです。一方で、仮払金は概算払いであるため、精算による経費科目等への振替えが必要になります。

両者とも、あくまで暫定的に支払って立替えたお金です。日頃から、精算は速やかに行いましょう。

そして、繰り返しになりますが仮払金は使途不明金です。残高が多ければ、ステークホルダーから悪い印象を抱かれかねません。決算時には、使途が明確になった仮払金は速やかに経費等の科目に振替えましょう。