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新規の契約をする時や業務提携する時、機密保持時契約を結んで欲しいと言われることがあります。言われるがまま契約をしても良いのでしょうか？
自社の機密情報を開示して話をする必要がある時、機密保持契約を結ばないとどのような不都合が考えられるでしょう。
そもそも機密保持契約とはどのようなものなのでしょうか？
この記事では、機密保持契約を結んだ方が良いケースや作成のポイントを詳しく解説しています。また作成のフローや注意点もご紹介していますので是非参考にしてください。
機密保持契約（英語：Non-Disclosure Agreement）とは？ 必要なケースを解説
自社の情報の不正利用や漏えいを防ぐために結ぶ守秘義務に関する契約
機密保持契約は、自社の大切な情報の不正利用・漏えいを防ぐために行います。
情報を共有した取引先が、誤って外部に漏らしてしまうと、大きな損害に繋がるだけでなく、会社の信用問題に関わるでしょう。
そこで、機密情報を共有する前に相手に厳格な機密保持を義務付け、リスクを回避するのです。
守るべき情報の範囲や取り扱い方法、期間や漏えいした際の責任等、内容は当事者間で協議して決定します。
機密保持契約には双方が義務を負う双方契約と、どちらか一方が義務を負う片務契約があります。
「守秘義務契約」や「秘密保持契約」は別名｜違いはない
機密情報の漏えいを防ぐための契約には、ほかに「守秘義務契約」や「秘密保持契約」があります。
これらは、機密保持契約の別名で特に違いはありません。
大切な情報を守るという目的・機能は基本的に同じと考えて良いでしょう。
また、この後ご紹介します締結のタイミングやポイント・作成フローにおいても、「機密保持」を「守秘義務」「秘密保持」に置き換えて読んで差し支えありません。
機密保持契約を結ぶ必要性の高いケース
その情報について特許申請を考えているケース
もし、これから特許申請を行おうとしている情報を新規取引先と共有し、共同研究を行うような場合は、業務提携時に機密保持契約を結んでおくべきでしょう。
特許を取得するためには次の要件が必要です。
- 産業で利用できるもの
- 今までにない「新しいもの」
- 進歩性のあるもの
- 1日でも早く特許出願したもの
- 公序良俗を害さないもの
②では、出願前に公知となれば原則として特許が受けられないと定められています。
申請したい発明情報が公になると、特許申請ができない可能性が高いです。
せっかくの発明なのに特許を取得できないといった事態を避けるためにも、機密保持契約を結んでおくようにしましょう。
新製品等の情報やアイデアを共有しうるケース
自社で開発中の新製品等の情報やアイデアを他社と共有する時は、機密保持契約を結んでおく方が良いでしょう。
不正競争防止法の観点からも役立つケースがあります。
不正競争防止法とは、経済の健全な発展のため、企業間の公正な競争を実現するために作られた法律です。違反すると刑事罰や民事的措置が課されます。
不正競争防止法では、様々なものが不正競争行為と定義されており、「営業秘密の侵害」も不正競争行為のひとつです。
ここで、営業秘密には「機密保持契約で対象を明らかにすること」が求められます。
つまり、新製品の情報について機密保持契約を結んでおけば、万が一情報が洩れても法律で守られるため安心ということです。
機密保持契約を結ぶタイミングはいつがベストか？
情報を共有する前に締結するのがベストタイミング
機密保持契約を結ぶタイミングは、大切な情報を共有する前がベストです。
情報の管理方法や義務に関する取り決めがされる前に情報を共有してしまうと、締結前にやり取りした情報は機密情報として扱われることなく、漏えいのリスクが伴います。
また、締結前のため踏み込んだ話ができず、打ち合わせが進まないといった問題も出てきます。
仮に見積りを取る段階であっても、営業情報を開示して話さなければ見積ることが難しい場合は、機密保持契約を結ぶことが重要です。
最終的に取引が成立しなかった場合でも、相手に機密情報を利用されるのを防ぐことができます。
新たに取引を開始する時や業務提携を行う時は、トラブルを防ぐためにもはじめに機密保持契約を締結しておきましょう。
契約締結前に情報を共有してしまったら？ その対処法
機密保持契約は、情報を共有する前に締結するのが基本です。
しかし、実際には締結前に情報を共有してしまうケースも出てくるでしょう。
先に情報を共有してしまったとしても、契約は締結してください。
その際、機密情報をはじめて開示した日付を、次のように記載します。
本契約は20xx年〇月〇日に遡って適用されるものとする。
いつからの情報が守られるべき範囲か日付を明確にすることで、締結前の開示情報も過去に遡って契約範囲に含めることが可能です。
機密保持契約書作成にあたって特に押さえたいポイント
機密保持契約の内容は、当事者間の話し合いで決められますが、特に押さえておきたいポイントは次の6点です。
内容に不足はないか・大切なポイントが盛り込まれているか等、確認する時に活用してください。
1．この契約は何を目的とするのか
機密保持契約を何のために結ぶのか、目的を明らかにしましょう。
例えば、協業を検討するためなのか、見積りを提示してもらうためなのかによって、対象範囲や期間が異なります。
提供する情報の性質や活用方法も同じではありません。
コンペに参加する企業への情報提供なのか、M&Aを検討するための開示なのかによっても異なるでしょう。
まずは、契約が何を目的とするのか、双方で確認することがポイントです。
2．機密とする情報の対象や定義
情報を提供する側は、すべてが機密情報だと思うかもしれませんが、受領側はどこからどこまでが機密情報なのかを明確にして欲しいと思うでしょう。
共有した情報内の機密情報の対象・定義は明確にしておく必要があります。
開示情報だけでなく、機密保持契約を結んだという事実や取引の存在自体を機密情報として扱うことも可能です。
なお、既に公に知られている情報は、含めることができません。
また、定義していない情報は、漏えいしても相手側に責任を追及できないので注意が必要です。
3．機密保持義務の対象者や行動の線引き
機密保持の義務を負う対象者の範囲を明確にします。
役員や管理者等、経営に携わる者のみが対象なのか、現場の担当者や一般社員も対象なのかを明示しましょう。
一般的に第三者への情報開示はできませんが、関連会社や委託先・弁護士や税理士等には開示する可能性もあります。
第三者でも例外的に開示する必要があれば、定めておくことが大切です。
また、機密情報を管理するにあたり、持ち出しやアクセスをどのように制御するか対策方法を確認・記載しておくと良いでしょう。
4．義務を違反した場合のペナルティ
機密保持契約書に記載した目的以外で情報を利用した場合や、情報の複製・第三者への開示は契約違反です。
契約書には、違反した場合の罰則を明記します。一般的に損害賠償や差止請求が行われることが多いです。
また、漏えい事故が発覚したらすぐに報告する旨を記載しておくようにしてください。
ただし、実際に損害があったかどうかや、どの程度の損害が発生したのかを立証するのは難しいケースもあります。
そのため、契約違反があってから揉めないためにも、予め違約金や損害賠償額を定めておく方が良いでしょう。
5．契約の効力が続く期間
機密保持契約の目的であったプロジェクトが終了しても、一定期間情報を開示して欲しくないケースもあるでしょう。
いつまで効力が続くのか、その期間も双方同意で記載しておく必要があります。
期間はケースに応じて決めることが可能です。
標準的な機密保持期間は5年程度ですが、技術情報等の保護等は、20年や永久と定める場合もあります。
当然、有効期間が長くなるほどコストはかかります。
また、商売における自由も制限されるでしょう。
期間が適当で、お互いに承諾できる範囲であることも重要です。
6．契約満了時の資料等の廃棄または返還
機密保持契約の有効期間が満了となった後も相手側に機密情報があると、情報漏えいや不正利用のリスクが高まります。
共有した機密情報を満了後にどうするか、方法を定めておくと安全です。
資料一式を返還してもらうか、または相手側に破棄してもらう方法がありますが、メールに添付したデータのように「返還」が難しいものもあります。
試作品等のように返還してもらいたいものは返還を希望し、それ以外は破棄してもらう等、情報の性質によって異なる方法を選ぶのが現実的でしょう。
機密保持契約書｜作成から締結までのフロー
1．契約にあたって両者で事前協議を行う
機密保持契約を締結するにあたり、どのような契約にするかを話し合います。
前述した「特に押さえたいポイント」の内容を元に、両者で事前に協議を行うのです。
協議を行わず、自社が望んでいる機密保持の内容を相手側に提示するケースもあります。
その場合は、予め作成したものを原案として「3.原案の内容を協議して修正する」に移ります。
2．契約書原案を立案する
協議した内容を元に契約書の原案を作成します。
原案はどちらの会社で作成しても構いませんが、自社で作成した方が有利になる可能性が高いです。自社で作成することをおすすめします。
また、ひな形があると原案の作成がスムーズに進みます。
頻繁に機密保持契約を結ぶ可能性があれば、準備をしておくと良いでしょう。
自社で熟考して作成したひな形がベースになっていれば、自社に不利な契約になる危険を防ぐ効果もあります。
3．原案の内容を協議して修正する
原案の内容を元に、再度協議を行います。
双方にとって不利益となる条項がないかをチェックすることが大切です。
相手側から修正依頼があれば、再度協議を行いお互いが納得できる妥協点を見つけていきます。
場合によっては弁護士等のアドバイザーに立ち会ってもらえば、法的リスクを軽減できるでしょう。
4．本書を作成し、両者の記名押印を行って契約を締結する
原案を修正し、双方納得のいく内容ができ上がったら、契約書を作成します。
契約書が複数ページになる場合は、製本しておくと改ざんの心配がありません。
契約書原本は契約を結ぶ会社数分作成し、代表者が署名捺印します。
内容が同じであること・同時期に作成されたことを証明するための割印も忘れずに押しましょう。
契約書はそれぞれが1通ずつ保管します。
経済産業省ウェブサイトには、ハンドブックや契約書等の例もあるので参考にしてください。
機密保持契約書｜作成から締結にあたっての注意点
プライバシーマークを取得した企業の契約書には記載しなければいけない項目がある
プライバシーマークとは、個人情報を適切に保護する体制の整っている事業者を認定し、マークの使用を認める制度です。
自社がプライバシーマークを取得している場合は、契約書に次の3つの項目を追加しなければなりません。
- 個人情報の取り扱いを再委託する場合のルール
- 個人情報の取り扱い状況を定期的に報告する義務があること
- 個人情報を正しく取り扱っていることを確認するための規定
個人情報を開示する必要がある場合は、契約内容に特に注意しましょう。
基本的に機密保持契約書単独での締結では収入印紙は必要ない
機密保持契約書を単体で締結する場合は、国税庁が指定する課税文書には該当しません。
そのため、収入印紙は不要です。
ただし、請負契約や業務委託契約のような課税文書に該当する契約内容が混在している場合は、課税文書と見なされるケースもあります。
契約内容が混在し、課税文書と判断されれば収入印紙が必要になるので注意してください。
契約書の記名や押印の仕方にはルールがある
機密保持契約書は契約書のルールに従い、署名または記名押印が必要です。
また、契印や割印を押すケースもあります。
機密保持契約書はデータで作成されることが多いので、印字し押印するのが一般的でしょう。
押印に使用する印鑑は、契約の重要度によって異なりますが、実印を使用する場合は印鑑証明を添付します。
実印は、機密保持契約の有無が問われるトラブルが発生した時の立証力が高いです。
署名欄では、名前の右側に押印します。
契印とは、中身が差し替えられるリスクを防ぐために押す印です。
契約書が複数ページに及ぶ場合は、ページの重なり部分や製本テープと紙面にまたがって署名欄と同じ印で押印します。
割印とは契約書同士が同一の内容であることを証明するために押す印です。
契約書を複数部作成したら、契約書間にまたがって契約者全ての印で割印を行います。署名欄とは別の印鑑を用いて構いません。
通常は契印か割印のどちらかを押印しますが、両方を行うケースもあります。
機密保持契約は「電子契約」で行うと効率的
電子契約には次のようなメリットがあり、機密保持契約が電子契約で行われるケースが増えています。
- 事前協議を非対面で行う際に便利である
- 内容の修正がしやすい
- 契約書の印刷・製本・郵送の時間が短縮できる
- 双方で閲覧しやすい
- 契約書の管理がしやすい
- 信頼性が高い
機密保持契約自体に時間がかかっては重要な会議を行うことができません。
電子契約を用いてスピーディーに機密保持契約を結ぶことで、効率的に協業や事業連携を行うことが可能です。
まとめ
機密保持契約が必要になるケースや契約内容、契約書の作成フロー・注意点を説明してきました。
営業情報の漏えいや不正利用を防ぐためにも、双方が納得いく内容で機密保持契約を結びましょう。
また、信頼性の高い電子契約を選択すると効率的に契約を締結できます。
これから機密保持契約を締結するなら、オンラインでスピーディーに契約可能な電子契約を選んでみてはいかがでしょうか。
