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支払い明細書と領収書には様々な違いがあるため、会計や経理業務に従事する際には両者を誤って扱わないように十分に注意したいところです。
しかし、どちらもビジネスにおける支払い・決済においてやり取りされる書類のため、間違えてしまう人は意外と多く、それによってトラブルが起こることもあります。
また、支払い明細書について知る際には、それぞれの用途や発行における目的等を知ることも大切です。各書類の理解を深めれば、混同してしまうことも少なくなり、重大なトラブルを未然に防止できます。
今回は「支払い明細書と領収書はどう違うのか」という点について解説していきます。あわせて支払い明細書の種類として挙げられるものについても紹介していくので、支払い明細書の基礎を押さえる際には参考にしてみてください。
支払い明細書と領収書の違いとは？
支払い明細書と領収書は同じものとして扱われることも多い書類です。しかし正確にはこれらの書類には大きな違いがあり、本来であれば、同じ意味を持つものとして扱うのはNGです。そのためトラブルを未然に防ぐには、支払い明細書と領収書について、違いを整理しておくことが大切です。
まず支払い明細書ですが、これは何らかの種類の支払いをするとき、もしくは反対に支払われるときに用意される書類になります。主な記載事項は宛先や発行元、合計金額と、あわせて内訳の詳細です。
また、内訳の詳細がないとどのような費用としていくらかかっているのかわからないことが多く、トラブルのもとになります。さらに、内訳が間違っているときのトラブルを防止する意味でも支払い明細書は役立ちます。
対して領収書は、支払いを受けた人（企業）が、その金額を受け取ったことの証明として用意するものです。そのため明細とは異なり、証明書類としての役割を持っているのが特徴です。
支払い証明書の目的と利用シーン
支払い明細書は原則として、どのような支払いがあるのか、詳細を示すために活用されます。支払いの内容がわからない状態で合計金額を支払う・受け取るのは、双方にとってトラブルの原因になります。トラブルをなくす目的で発行されるのが通常です。
また「支払いの明細に間違っている部分はないか」確認し合う意味でも用意されることは多いです。特に一つひとつ手作業で明細の記載を行っている場合はミスが起こりえるため、支払い額に齟齬がないよう、前もって確認を実施する意味で利用されます。
領収書の目的と利用シーン
領収書の場合は、必ず活用されるのは何らかの支払いをしたときです。企業にとって経費が発生したときは、その経費の証明として領収書が必要不可欠になります。領収書がなければ経費として計上できない可能性があり、税務調査においても差し支える恐れがあります。
なお、領収書の利用・活用シーンは、経費として必要であれば様々なシーンが考えられます。例えば、ビジネスで必要な会食があった場合は、その飲食代の支払いをした場合は店から領収書を受け取ります。オフィスで必要な事務用品を買い足したときも経費の扱いになるため、購入店からは領収書を受け取るのが通常です。
支払い明細書と請求書明細書の違い
ここでチェックしておきたいのは、支払い明細書と請求明細書の違いです。
まず請求書は、明細書に基づいて料金の支払い請求を行う人（企業）が用意します。そして請求書を受け取った側は、請求書の内容に基づいて料金の支払いを行う流れです。
では、そんな請求書と明細書が合わさったような言葉である「請求明細書」とは何のことなのでしょうか。わかりやすくいうと、これは請求書の明細を示す目的で発行される書類になります。
なお、通常であれば多くの場合は、請求書には明細もあわせて記載されています。この場合は請求書が請求明細書を兼ねているため、別途請求明細書を用意する必要はありません。
しかし、例えば請求書の明細として書かなければならない項目があまりに多いときは、請求書と分けるかたちで請求明細書を作る場合があります。このように請求明細書には、必要に応じて請求書の詳細を記す目的で用意されるのが特徴です。よって、支払いの明細を示す支払い明細書は、請求明細書と異なる書類になります。
支払明細書の代表的な4種類
最後に支払い明細書の種類について詳細をチェックしていきましょう。支払い明細書について理解を深めるなら、あらかじめ種類の例を知っておくとわかりやすく、イメージもつかみやすいはずです。
主な種類は次のとおりです。
・給与や退職金に関する支払明細書
・配当に関する支払明細書
・電気や水道等に関する支払い明細書
・業務委託への支払い明細書
それぞれの種類の特徴や発行の目的、記載内容をチェックしていきましょう。
1.給与や退職金に関する支払い明細書
明細書といえば、給与明細を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。給与明細は支払い明細書の種類として代表的です。
給与や賞与、退職金を企業が従業員に支払ったときは、給与額や控除額等を細かく記載して知らせる必要があります。内容に間違いがみられる可能性もあるため、基本的に給与明細や退職金の明細は必須です。
2.配当に関する支払い明細書
株の配当金について支払い明細書を書くこともあります。明細書は基本的に証券会社が作成・発行を行うようになっています。
基本的に確定申告の際に配当金の明細書を添付する等の作業は不要ですが、念のため額や源泉徴収等を確認したいときは、この明細書をチェックします。証券会社ごとに配当金の明細書の発行ルールや確認方法等は異なるため、確認の仕方がわからないときは、各証券会社に問い合わせましょう。
3.電気や水道等に関する支払い明細書
電気や水道、ガス等の料金支払いに関しても明細書が発行されます。
主な記載内容は、検針の日程、契約内容やプラン、それに基づいた基本料金、使用量とそれに基づいてかかる従量制料金等です。明細書を確認すればどのような計算で請求金額が算出されているのかがわかるのが特徴です。
4.業務委託への支払い明細書
個人事業主やフリーランス等に自社の業務を一部委託しているときは、報酬金の支払い明細書を発行することも多いです。特に様々な内容の業務を委託している場合は、案件ごとに報酬額や計算方法が異なることも多いため、明細書を発行しておかなければミスが生まれる可能性があります。
ミスがないこと、支払額に問題がないことを双方で確認するために、報酬金の支払い明細書が発行されます。トラブルや食い違いを避けるために、基本的に業務委託を行った際には、支払い明細書を作成するようにしましょう。
まとめ：支払い明細書と領収書の違いについて
支払い明細書と領収書は、料金の支払いが必要となった際に用意される書類なので、同じものとして扱ってしまうことがあります。しかしながら両者には目的や記載内容、役割に大きな違いがあるため、間違いのないように気をつけてください。
しかし明細書や領収書の発行になじみがないときは、記載内容を誤ってしまうことも少なくありません。そんなときは、できる限りテンプレートを操作するのみで簡単に作成できるシステムを活用するのが望ましいでしょう。
会計や財務業務が可能なシステム・ツールなら、簡単に明細書等の書類が作成できるため、ミス防止になるだけでなく業務効率化に繋がります。明細書と請求書の違いや作成のポイント等を押さえたうえで、明細書や請求書作成業務をスムーズに済ませていきましょう。
