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計算や表・グラフ作成に便利なエクセル。エクセルの機能をうまく使っていくことで、受発注管理を効率的に進めていくことができます。
本記事では、エクセルを受発注管理に導入する上でのメリット・デメリットについてご紹介していきます。
受発注をエクセルで管理するメリット
エクセルは計算や表・グラフを作成するだけではなく、受発注を管理する上で役立つ機能が多くあります。
まずは、受発注をエクセルで管理することで生まれるメリットを7つご紹介していきます。
なかには使いこなすことで作業効率を格段に向上させることができるものもあるため、興味のある方は是非参考にしてみてください。
環境を用意しやすく、はじめやすい
ひとつめのメリットはエクセルは作業環境を用意しやすく、はじめやすいという点です。
エクセルは「Microsoft Office」を導入している企業であれば、すぐに利用できます。特段ソフトをインストールする必要等もありません。
また、Microsoft Officeを導入していなくても、「Microsoft Excel Online」はMicrosoftアカウントを作成してしまえば、誰でも無料で使うことが可能です。
Microsoft Excel Onlineは製品版に比べ、一部に制限が付けられている所がありますが、基本的な作業を進めていく上では十分な機能が備わっています。
手軽にはじめられる点が、エクセルの強みです。
誰でも比較的使用しやすく、引き継ぎが簡単
2つめのメリットは、エクセルは誰でも使いやすいソフトであり、引き継ぎ作業も簡単である点です。
エクセルは、専門的な知識や特別な技術がなくても、基本的なことさえ覚えてしまえば、誰でも使えます。
また、最近では学校教育でも取り入れられているので、多くの人に馴染みのあるツールでもあります。
エクセルに関する説明を省き、作業内容についてのみ引き継ぎを行えばよいので、社員教育の時間も削減することが可能です。
費用を抑えることができる
エクセルを導入する上で必要になる費用は「Microsoft Office」のライセンス契約費用のみです。
一般企業向けとされている「Microsoft 365 Business Standard」は¥1,360(税抜)/月でモバイルデバイス5台、タブレット5台、PC5台の計15台でエクセルが使えるようになります。
「Microsoft 365 Business Standard」は、エクセルだけでなく、ワード等のOfficeアプリも同時に使えるようになるのも魅力のひとつです。
慣れるまでに時間がかからない
メリットの4つめは、作業に慣れるまで時間がかからないことです。
昨今、多くの企業が「Microsoft Office」を導入していることや、教育現場でもエクセルを使う機会が増えてきているため、エクセルは身近なものになっています。
また、初めてエクセルに触れる人であっても、エクセルの操作は非常にわかりやすく、今ではネットで使い方を簡単に調べることができます。
すぐに使い方を覚えてしまうことができるのもエクセルの特徴です。
関数を用いて業務の効率化に取り組める
ある程度エクセルの操作に慣れてきた人であれば、エクセルにある関数機能を使って、業務をより効率的に進めていくことができるようになります。
関数を使うことで、単純な足し算や引き算だけではなく、割合や傾向を瞬時に算出することが可能です。
自分が出したい数値と、そのために使うべき関数の関係を覚えるまでは大変ですが、関数についての情報もネットで簡単に調べることができます。
また、表やグラフも自動で作成してくれるため、視覚的に有効な資料作りにも役立ちます。
外部システムと連携できる
エクセルは既に大きなシェアを誇っているツールになっているので、多くの外部システムと連携することができるのもメリットのひとつです。
エクセルだけの導入になってしまうと、自分達でデータを手入力する必要が出てきます。
しかし、既に使っている受発注システムとエクセルを連携させることで、在庫管理や生産管理の数字を自動的にエクセルに表示させることができるようになります。
マクロの機能で自動化も可能
エクセルへの理解がさらに深まると、「マクロ」という機能を使って、より計算の自動化を進めていくことができるようになります。
「マクロ」とは、通常セルごとに書き込んでいる数式や規則をエクセルシートそのものに書き込んでしまうことです。
数式はもちろん、ボタンを作成し、クリックすることで一気に計算を進めるマクロもあるので、幅広い場面に応用が可能です。
プログラミングの基本知識が必要になりますが、1度作ってしまえば、あとは自動的に計算が進んでいくので、作業時間を大きく削減することができます。
受発注をエクセルで管理するデメリット
エクセルは非常に便利で使いやすいツールですが、受発注を管理する上でデメリットも存在します。
今回は受発注をエクセルで行うことで生じるデメリットを3つご紹介していきます。
これからエクセルの導入を検討している方は、起こりうるストレスの一例としてイメージしておきましょう。
処理速度に限界がある
人間よりも素早く計算や表作成を行ってくれるエクセルですが、処理速度には限界があります。
容量の大きくなってしまったファイルでの計算や、PCのスペックによっては、処理に時間がかかってしまうので、注意が必要です。
使わないデータやPCのスペックには注意を払い、エクセルがストレスなく動く環境を整えていきましょう。
情報の更新・入力に手間がかかる
エクセルは計算や図形の作成には便利なツールですが、元となる数字は基本的に手作業で入力する必要があります。
外部システムと連携している場合はその限りではありませんが、エクセルが管理システムとして独立している場合は、数字が変わるたびにエクセルの数字も更新・入力する必要があります。
更新作業を怠ると業務に大きな支障をきたしてしまう可能性もあるので、漏れのないチェック体制の構築が必要になってきます。
データの共有が難しい
エクセルは基本的に使っている端末ごとにソフトがダウンロードされるため、作成したファイルの共有が難しくなってきます。
Onedrive等のクラウドサービスを使えば全体に共有しつつも、クラウド上での編集が可能になりますが、オフライン環境では共有手段が限られます。
また、もともとある「ブックの共有機能」を使えば複数人と共有が可能になりますが、グラフの作成ができなくなる等の制限がついてしまいます。
そのため、どのようにして全体でファイルを共有するのか、事前に確認しておくと導入後に混乱することはなくなります。
【これだけは覚えておきたい】受発注管理に便利な関数
最後に、エクセルを受発注管理で使う上で覚えておきたい関数を、2つご紹介します。
紹介するのは、以下の2つの関数です。
・INDIRECT
・TODAY
いずれの関数も使うことで、受発注管理が格段に楽になるので、是非活用してみてくださいね。
INDIRECT
「INDIRECT」関数を動作させる場合は、セルに入力する数式は「=INDIRECT(参照文字列,参照形式)」となります。
参照形式の項目は、入力しなくてもA1形式と呼ばれるものが自動的に反映されるため細かい説明は省きます。
参照文字列に特定のセルを指定することで、指定されたセルに入力されている値を返します。
入力規則機能と組み合わせることで、誤入力を防ぐ受注管理表を作成することができます。
TODAY
「TODAY」関数を動作させるための数式は、「=TODAY()」です。
()の中に何か数値を入力する必要はありません。
TODAY関数を指定すると、入力されたセルにパソコンに内蔵されている時計の日付が表示されます。
ファイルを更新した時、わざわざ編集したタイミングで日付を手作業で更新するのではなく、TODAY関数を指定しておくことで、常に最新の日付を確認することができるようになります。
まとめ：エクセルをうまく使いこなして作業効率をあげよう
受発注管理は数字の変化が常に起き、こまめな整理が非常に重要です。
そのため手作業での計算はミスが起こる可能性があったり、作業に時間がかかってしまったりと、担当者としては負担の大きい業務です。
しかしエクセルを導入し、数字を一括で管理、整理することで、人為的なミスを防いだり、作業時間の削減が期待できます。
また、エクセル自体も今ではかなり一般的なツールになってきて、扱いに慣れている人も増えてきているため、導入へのハードルも低くなっています。
今回紹介したことを参考に、是非エクセルをうまく使いこなし、全体の作業効率をあげていってくださいね。
