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受発注業務は他社とのやり取りも発生し、自社内でも納期通り商品やサービスを提供するために欠かせない業務です。しかし、業務フローが複雑化して、効率化が図れていない企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、業務フローを詳しく紹介していくとともに、効率化のためのポイントについて解説していきます。
受発注業務とは
受発注業務とは、商品やサービスの注文を行ったり、注文を受けたりして、成果物のやり取りを行う業務です。この業務では、成果物のやり取りはもちろん、書類のやり取りも発生しますし、自社内での連携も大切な業務になりますので、しっかり業務フローを把握しておく必要があります。
ここではまず、発注側と受注側の業務に分けて内容を紹介します。
発注側の業務
発注管理とは、仕入業務のことです。製造業であれば、製品を製造するための部品の注文や、小売業者であれば消費者に販売するための製品の入手等を目的に行います。発注時には在庫管理が欠かせません。発注量が多すぎると保管スペースを圧迫して管理が困難になってしまいます。
反対に、発注量が少なすぎると製造や販売が滞ってしまい、事業全体に大きな損害を与えてしまう可能性もあるでしょう。常に在庫状況を把握して、適切に発注することが大切です。そのためにも、各業務担当者との連携も重要となります。
受注側の業務
受注管理とは、仕入れ業者や顧客から商品やサービスの注文を受けて出荷する業務のことです。これまでは受注管理というと商品やサービスの注文を受けるところまででしたが、最近では出荷までが管理範囲内となり、業務内容が増え複雑化している企業もあるようです。
適切な管理ができなければ、納品遅延が発生して取引企業の業務を滞らせてしまうことにも繋がりかねません。そうなると、企業同士の信頼関係にも傷がついてしまう可能性もあるでしょう。このようなトラブルを避けるためにも、発注管理は欠かせない業務です。
実際の受発注業務のフロー
企業同士のやり取りをスムーズに行うためにも受発注管理は欠かせません。適切な管理を行うためには業務フローを把握しておく必要があります。ここでは、発注側と受注側の具体的な業務フローについて紹介します。
①見積の依頼
まず見積書のやり取りが発生します。
発注側：受注側に見積書を発行するよう依頼します。提示された見積書の取引内容や金額等の条件から予算の申請を行い、発注するかどうか判断します。認識のズレがあるとその後のトラブルにも発展しかねません。内容はしっかり確認しましょう。場合によっては、複数の競合他社に見積書の発行を依頼して、比較検討することも大切です。
受注側：発注側から依頼され、見積書を作成・送付します。取引内容や数量、金額等の判断材料は正確に記載しましょう。通常見積もりは1回で済むことが多いですが、発注側が複数の企業に依頼して比較している場合は、複数回作成することもあります。
②注文書・発注書の送付
見積書の内容に問題がなく取引することが決まったら、注文書・発注書のやり取りが発生します。
発注側：送付された見積書の内容に問題がなければ、受注側に注文書・発注書を作成・送付します。この時に、見積書に記載されている取引内容や数量、金額等とのズレがないよう注意しましょう。受注側から発注書を受け取った連絡があれば契約が完了となります。
受注側：送付された注文書・発注書に問題がなければ、発注側に受注の旨を連絡します。この時、注文請書を発行する場合もあります。これは、注文を確かに受理したことを示すための書類です。
③商品・サービスの受領
取引が成立したら、商品・サービスのやり取りが行われます。
発注側：発注した商品・サービスが納品されたら検品後、自社内で適切に在庫管理を行います。必ず内容や数量に誤りがないか確認しましょう。また傷や動作不良等がないかも併せて行っておくことで、その後のトラブルを未然に防ぐことができます。
受注側：発注を受けた商品・サービスを納期内に納品できるよう出荷作業を行います。出荷ミスや遅延を防ぐためには一元管理が欠かせません。複数拠点ある倉庫の状況を一括で管理・共有できるシステムを導入しておくと良いでしょう。
④支払い・領収書の発行
商品・サービスのやり取りが完了したら、金銭のやり取りが発生します。
発注側：受注側から受け取った請求書の内容に従って、期限内に入金を行います。この際に必ず、領収書を発行してもらいましょう。領収書は商品・サービスを発注したことの証明になる大切な書類です。
受注側：出荷時に売上伝票を作成し、請求書を作成・送付します。請求書には取引内容や数量、金額等はもちろん、必ず支払期限や振込先の情報を記載しましょう。入金を確認したら、領収書を発行・送付します。
受発注業務する上での注意点
受発注のやり取りにおいて、多くの書類のやり取りも発生します。その中でも、納品書や検収書、受領書等は発行する義務はありません。一般的には、取引をスムーズに進めるためにも発行することがほとんどですが、企業によっては発行していない場合もあります。
しかし、認識のズレや内容漏れを防ぎ、取引の円滑化や企業同士の信頼関係を築いていくためにもこのような書類は発行した方が良いと言えるでしょう。
受発注業務のフローを効率化するには？
ここまでは、受発注管理の業務内容やフローについて詳しく紹介してきました。ではこの業務フローを効率よく進め、取引を円滑に行うためにはどのようなことに気を付ければよいのでしょうか。ここでは3つのポイントを紹介します。
現場の意見を聞く
業務フローの効率化を図るなら、まずは現場の意見に耳を傾けましょう。これは実際に作業する人が対応しやすいフローにするためにも欠かせません。今後、受発注管理業務にもデジタル技術を利用することが増えてくると思います。
しかし、導入したシステムを使いこなせなければ効率化は図れません。必ず、現場の意見を聞いて最適なシステムの導入や導入時のサポートを行えるようにしましょう。
業務内容や業務フローを可視化する
受発注管理をスムーズに進めるためには、多くの部門で連携する必要があります。営業から在庫管理、経理、販売管理等と上手く連携ができれば業務が滞ることなく、納品まで進めることができます。
そのためにも、業務内容や業務フローを可視化して部門間で共有できる仕組みづくりが必要です。顧客対応から、在庫管理、製品製造、発送、入金状況等の一連の流れをリアルタイムで共有することができれば、確認の手間も省けて効率化を図れるでしょう。
自社に合った受発注システム選ぶ
電話やファックス等で受発注する場合は、取引先とのタイミングが合わないと何度もやり取りが発生して非効率です。受発注システムを導入すれば、お互いが都合の良いタイミングで内容確認が行えるため、効率化に繋がると言えます。
また、受発注内容をシステムで一元管理することができれば、自社内での連携も行いやすくなり、業務の負担が軽減できると考えられます。
まとめ：受発注業務のフローを把握して効率的に業務を進めよう
本記事では、業務内容やフロー、注意点、効率化のためのポイント等を紹介しました。効率よく円滑に取引を行うためには、業務フローの把握が欠かせません。そして、部門外の流れを把握することも連携を取るためには必要となります。
全体の流れを把握・管理するためにも、デジタル技術を利用したシステムの導入は役立つと言えるでしょう。まずは現場の意見にも耳を傾けて、システムの導入を検討しましょう。
