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経理等の業務を行っている方であれば、収入印紙が貼り付けられている文書を目にすることもあるのではないでしょうか？
『収入印紙』とは、手数料や税金等の徴収のため、政府が発行する証票です。
備品を購入した際の領収書等に貼られている収入印紙ですが、納品書や請求書を兼ねる領収書にも貼られていることがあります。
そんな紙の納品書や請求書は管理が大変なので、入金管理等の業務の負担になってしまうことも多いでしょう。
入金管理は会社の経営に関わる重要な役目を担っているため、ミスできない重圧やストレスも大きいかと思います。
近年では入金管理を効率よくするために、納品書・請求書を電子化する会社が増えつつあります。
今回の記事では「収入印紙とはなにか」「納品書・請求書を電子化するメリット」について詳しく解説していきます。
是非参考にしてみてください。
収入印紙とは
「契約書や領収書等の課税文書に対して課せられる税金」を印紙税といい、それらの手数料を支払うために発行される証票を『収入印紙』といいます。
よく「収入印紙」と「収入証紙」を混同しがちですが、区別するのは支払先です。
収入印紙は国に対して支払うもので、収入証紙は地方公共団体に支払うものという点で大きな違いがあります。
収入印紙の種類
収入印紙の種類は以下の通りです。
- 1円
- 2円
- 5円
- 10円
- 20円
- 30円
- 40円
- 50円
- 60円
- 80円
- 100円
- 120円
- 200円
- 300円
- 400円
- 500円
- 600円
- 1,000円
- 2,000円
- 3,000円
- 4,000円
- 5,000円
- 6,000円
- 8,000円
- 10,000円
- 20,000円
- 30,000円
- 40,000円
収入印紙は全部で31種類あります。
中でも、200円の収入印紙は一番流通量が多く、領収書等に使用されています。
金銭の受け渡しが5万円以上100万円以下であれば「200円」の収入印紙が、100万円以上の場合は、「400円」の収入印紙が必要になります。
5万円未満の場合、非課税となり収入印紙は不要です。
収入印紙を購入できる場所
収入印紙は以下の場所で購入できます。
- 郵便局
- コンビニエンスストア
- 法務局
- 役所
- たばこ屋や酒屋
- 金券ショップ
郵便局なら、31種類すべての収入印紙を購入することができます。
ただし、郵便局の営業時間は平日の9時〜17時で土日祝日と夜間は空いていません。
コンビニなら365日24時間購入できるので安心です。
ですが、コンビニエンスストアでは一般的によく使用される200円の収入印紙のみしか取り扱っていないことも多いので、金額の大きい収入印紙が必要な場合は、郵便局等を利用した方が確実です。
収入印紙の貼り方と消印
収入印紙の貼り方は切手と同じです。
特に貼る場所の決まりはなく、左右の余白部分に貼るのが一般的です。
領収書の場合は、収入印紙の貼り付け欄が用意されていることもあります。
ここで忘れてはいけないのが消印です。
収入印紙はただ貼り付けただけでは、印紙税の納付には該当しません。
領収書と収入印紙の間にまたがってしっかりと消印を押しておく必要があります。
消印を押す印鑑は、会社名もしくは担当者の氏名がわかるものであれば、ゴム印でもシャチハタでも問題ありません。
また、ボールペン等で署名するのも良いとされています。
ただし、鉛筆やシャープペンシル等の文字が簡単に消せてしまうものや、ただ単に線を引いただけのものは消印としてみなされないので注意しましょう。
収入印紙の貼り忘れと消印がない場合
収入印紙の貼り忘れや、消印の押し忘れがあった際には、過怠税というペナルティが課せられます。
過怠税の額は、当初支払う予定の金額の3倍になります。
ですが、税務調査の前に自主的に納付を忘れてしまったことを申告すると過怠税は1.1倍に軽減されます。
収入印紙の貼り忘れや消印を忘れてしまった場合は、早急な自己申告を必ず行いましょう。
電子契約で収入印紙は不要になる
電子契約は、PDFファイル等の電子契約を用いて契約を締結する契約方式です。
そんな電子契約では収入印紙が不要になります。
上記でも解説しましたが、印紙税は「契約書や領収書等の課税文書に対して課せられる税金」のことです。
PDFファイル等の電子契約書の取り交わしは、「文書を作成したこと」にならないため、印紙税が非課税となり、収入印紙が不要になるのです。
納品書・請求書を電子化するメリット
ここからは、納品書・請求書を電子化するメリットを解説していきます。
コスト削減
納品書・請求書を紙ベースで保存するとなると、さまざまなコストがかかります。
例えば、紙代はもちろん、印刷代やファイル代といった費用、さらにそのファイルを保存するための棚やそれを設置するためのスペースも必要になります。
電子化することで、クラウド上で管理できるようになるので、これらのコストを削減できます。
また、納品書や請求書を郵便でやりとりしている場合は、封筒代や切手代等の郵送代金がかかってしまいますが、電子化することによって電子メールで書類を送信できるため、郵送代金がかかることもありません。
書類を探しやすくなる
紙ベースの場合は、資料室や倉庫等でまとめて書類を保存していることが多いでしょう。
そのため、書類が必要になるたびに保存場所へ行き、ファイルを探し出して1ページずつ確認しながら書類を見つけ出すという手間が生じます。
何枚も書類を探す必要がある場合は、さらに時間もかかってしまいます。
納品書や請求書を電子化すれば、書類はクラウド上で管理されるので、検索機能で必要な書類を簡単に見つけ出すことができます。
過去の書類が必要になった時も、会社名や年度を入れて検索すればすぐに見つけることができるので、電子化は大きなメリットと言えるでしょう。
書類の紛失・劣化を防げる
紙の書類は、経年劣化により変色したり破れたりする恐れがあります。
納品書の保管期間は税法では7年間、会社法では10年間保存が義務付けられているため、その間に劣化する可能性は十分にあるでしょう。
ただ保存するのではなく、保存状態にも気をつけなければいけません。
また、担当者が変わり、しっかりと引き継ぎが行われていないと、どこに保存されているかわからなくなる可能性があります。
電子化すれば、クラウド上に書類を保存できるので、このようなトラブルを未然に防ぐことができます。
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今回の記事では、「収入印紙について」や「納品書・請求書を電子化するメリット」について解説しました。
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