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良好な企業経営を継続していくために欠かせない取り組みとして「内部統制」があります。しかし、この内部統制の詳細な内容については、知らない方も多いのが現状です。本記事では、関わりのあるコーポレートガバナンスや経理部についても少し触れながら、内部統制の仕組みや役割について解説していきます。
内部統制とは
内部統制とは、企業の経営目標や事業目的に対し、それを遂行するために必要なルールや、仕組みを整えることです。適切に運用することで、業務の適正を確保するための社内体制を敷くことができ、企業の不祥事を防ぐことにも繋がります。
また、企業の規模が大きくなればなるほど、経営層の目が届かない場所が発生します。経営層自身が不祥事を引き起こしてしまう可能性もあるでしょう。個人情報の流出や粉飾決算等、経営に大きな影響を及ぼすリスクを回避するためにも、内部統制を整えておくことが大切です。
内部統制とはコーポレートガバナンスの一要素
内部統制は、コーポレートガバナンス業務の一部であり、どちらも良好な企業経営を目指すために作られたルールです。
そもそもコーポレートガバナンスとは
「企業統治」を意味しており、企業は経営者ではなく投資している株主のものという考え方のもと、企業経営を監視する仕組みのことです。
良好な企業経営、つまり法令を遵守して不祥事を起こさず、男女が平等に働ける状態を目指して整えます。具体的には、取締役と執行役の分離、社外取締役の設置、取締役会の監督機能強化、社内ルールの明確化等があります。
内部統制には4つの目的がある
ここでは、金融庁が定める内部統制等の実施基準に示されている4つの目的について、詳しく解説していきます。
業務の有効性と効率性を高めるため
内部統制を敷くことは、無駄な業務や効率の悪い業務による、余分なコスト発生を防ぐことが目的です。情報共有や経営判断の伝達、ITシステムの効果的活用等が、内部統制を通してすばやく実現すれば、業務の有効性や効率性は大きく上がるでしょう。この内部統制は、事業目的を達成するために必要不可欠であり、企業を経営する上で最も優先すべき目的です。
財務報告の信頼性を確保するため
財務報告の信頼性とは、財務諸表や財務諸表に影響を及ぼす可能性のある情報の信頼性を確保することをいいます。内部統制を敷くことで、財務報告の内容に虚偽が生じないよう整え、組織の財務報告に関する信頼性を高めることが目的です。これは、株主からの信頼を得るために大切な役割を果たしています。
法令等の規範の遵守のため
企業が事業活動による利益ばかりを追い求め法令遵守を怠ると、法令違反により罰則や批判を受け、社会的信用を失いかねません。そうなると、事業を継続することも難しくなるでしょう。
反対に、法令遵守へ真摯な取り組みが認知されれば社会的信用は向上し、業績や株価に良い影響をもたらすこともあります。内部統制を敷き、企業全体のコンプライアンスを強化することは、企業の信頼を高める重要な役割を担っています。
会社資産の保全をするため
資産の保全とは、資産を得ることや使用することが、正当な手続きと承認のもと行われるようにすることです。企業は資産を活用して事業を継続させ、利益を得ています。つまり、事業を継続・拡大していくためには、資産の適切な管理が欠かせません。
資産に関わる不正行為、例えば経営陣や従業員等の内部者による横領は、企業の存続や社会的信用に多大な悪影響を及ぼします。内部統制を敷くことは、こうした不正行為を防止し、企業資産の取得・使用・処分が正当な手続き・承認のもと行われるために必要不可欠です。
内部統制を構成する6つの要素
上記の4つの目的を達成するために、金融庁は内部統制を構築する6つの基本的要素を示しています。
①統制環境
統制環境は、ほかの基本的要素の基盤であり、経営者や社員の内部統制に対する意識を高めるための要素です。
これにあたる要素としては、
・誠実性および倫理観
・経営者の意向および姿勢
・経営方針および経営戦略
・取締役会および監査役、監査委員会の有する機能
・組織構造および慣行
・権限および職責
・人的資源に対する方針と管理
等が挙げられます。
②リスクの評価と対応
リスクの評価と対応とは、内部統制4つの目的を妨げる可能性があるリスクについて、識別や分析、評価したのち、適切な対応を行う一連のプロセスのことです。企業にとって内的・外的等あらゆるリスクを想定し、柔軟な対応が求められます。
③統制活動
統制活動とは、経営者の命令や指示が適切に実行されるための、社内の方針や手続きのことです。企業内の取り決めをすべての社員が正しく守るための役割があります。
これにあたる要素としては、
・権限および職責の付与
・職務の分掌
等幅広い方針や手続きが挙げられます。
④情報と伝達
情報と伝達とは、必要な情報が適切に企業内外や関係者に伝達されるよう、対応を行う一連のプロセスのことです。識別・把握・処理・伝達の流れで行われ、必要な情報が必要なタイミングで必要な人物へ伝達されているかを確認します。
⑤モニタリング
モニタリングとは、内部統制が機能しているか継続的に評価するための要素です。業務に組み込まれて行われる日常的モニタリングと、業務から独立した視点で行われる独立的評価の2つがあり、両者は個別にまたは組み合わせて実施されます。
⑥ITへの対応
ITへの対応とは、ITを利用するにあたって適切な方針・手続きを定め、ネットワークの構築やセキュリティレベルの向上等、ITに対して適切に対応するための要素です。対応・利用・統制の一連のプロセスによって構成されます。
内部統制と経理部
例えば、内部統制を整えていない企業の場合は、取引先に対する接待で使った飲食代を営業担当者が経費精算したいとき、経理は営業担当者から直接経費精算の依頼を受けることになります。しかし、それが業務上の接待によるものなのか、個人的な飲食なのか判断ができません。
内部統制を敷いていれば、適切な支出か直属の上司が確認し、承認するという流れがあります。そうすると経理部は、上長の承認がある領収書を清算するので、不適切な支出に対する経費清算は発生しません。このように内部統制は、経理部の業務を助ける役割もあります。
内部統制の構築ステップ
ではこの内部統制は、どのように行われているのでしょうか。ここでは3つのステップに分けて解説していきます。
①分業
分業とは、ある一つの業務を複数人で分担して対応することです。例えば、経理部で出納業務と記帳業務を一人の担当者が対応している場合は、自分で企業のお金を出して消費しても、気づかれないよう不正に会計処理ができてしまいます。出納業務と記帳業務を別々の担当者に分担すれば、不正に企業のお金を使うことは不可能になり、内部けん制となります。
②ダブルチェック
いくら知識と経験が豊富な人であっても、ミスを完全に防ぐことはできません。そのため、誰かが行った作業を別の誰かがもう一度確認するという作業はとても重要です。例えば、経理部で会計処理をした振替伝票について、入力担当者以外の社員が再確認するという方法があります。
③承認
承認とは、ある取引や業務について、担当者の上長が確認を行い承認する手続きのことです。知識や経験の少ない担当者が見積書の作成をしたとき、内容に誤りが生じる可能性が高くなります。承認を行わない場合は、そのまま誤った内容で見積書を送付してしまうことも考えられます。内部統制を敷くことで、見積書を上長が承認する過程で誤りに気付くことができます。
まとめ：内部統制を正しく理解して業務に活かそう
本記事では、内部統制の役割や仕組みについて、コーポレートガバナンスや経理部とのかかわりを交えながら解説しました。内部統制には、企業が良好な企業経営を継続していくために必要なルールを整える大切な役割があります。
また、金融庁は4つの目的を達成するため、6つの要素を示しています。これらを遂行することは、社会的信用を得ることや事業を継続させていくために欠かせません。今回紹介した内容を理解し、内部統制の取り組みを強化していきましょう。
