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本記事では企業の経理業務で日々行われている入出金管理について解説します。
入出金管理の目的や業務内容はもちろん、重要な業務であるものの量が増えてくると煩雑となりやすい入出金管理を効率化するためのポイント等をお伝えします。
入出金管理とは？
そもそも入出金管理とはいったいなにを指すのでしょうか。
一言で言うと会社のお金の流れを記録し管理することです。
会社では日々お金が動いています。取引先からの売掛金回収から経費支払い、社員の業務上の立替費用への支払等大小問わずお金の出し入れが発生します。
それらの日々のお金の動きを正確に管理し、入出金管理表の記録と実際の会社の現金残高に差異が生じないようにすることが必要です。
会社のお金の流れを正しく把握することは経営上とても重要です。
出納業務とも呼ばれる経理の基本業務
入出金管理は出納業務とも呼ばれます。
会社のお金の出し入れの動きを正確に把握する作業であり、経理の基本業務です。
会社が健全に経営を行っていくためには、日々のお金の流れを把握しておく必要があります。
入金管理と出金管理
入出金管理には入金管理と出金管理の2種類あります。
入金管理は自分の会社へ支払われるお金の管理をすること、そして出金管理は自分の会社が支払うお金の管理をすることです。
会社へ支払われるお金の例としては、取引先企業からの売掛金の振り込みや顧客からの支払い等が挙げられます。
入金管理が適切に行われていないと売掛金の回収漏れ等にも繋がります。
取引先によって売上の締め日や支払い日等が異なることもよくあるため、正確な管理が求められます。
一方、会社が支払うお金の例としては、社員の給与や経費の支払いから仕入先への入金・そして自社で導入しているソフトウェアサービスの支払い等が挙げられます。
このように会社では日々さまざまなお金の動きがあります。
これらを正しく記帳し、正確に把握し管理することで、会社のお金の流れを適切に管理することができます。
入出金管理の目的
入出金管理を行う目的は、会社のお金の流れを正確に把握するためです。
もし取引先からの売掛金が支払日に支払われていなければ当然催促する必要があります。
企業同士の取引では日々お金のやり取りが多く行われていますので、適切に把握ができていないとそういった入金の漏れ等にも気付くことができません。
サービスや商品を販売したのにもし売掛金が支払わなければ、大きな損害となります。
また自分の会社が他社にお金を払う際にも支払いが漏れてしまうことは自社の信用にも関わります。
もし対外的な信用を失うと、取引ができなくなったり取引額の与信額を減らされたり等自社の取引に大きな損害をもたらす恐れもあります。
そのため入出金管理は漏れなく的確に行う必要があります。
適切な入出金管理業務（出納業務）の意義
入出金管理は経理業務の中でも非常に重要な業務であるとお伝えしました。
入出金管理を適切に行うことは、企業の経営上大きな意義があります。
企業間のお金のやり取りでは、大きなお金が動きます。
それらの流れを適切に管理・把握できていないと正しい経営ができません。
入出金管理で記録された情報は、その後集計され決算書へ反映されます。
入出金管理が正しくないと、株主等のステークホルダーに公開するための
財務諸表にも正確な情報が反映できなくなります。
資金の流れがつかみやすい
入出金管理を行うことで、その会社のお金の支払い・受け取りの傾向も見えてきます。
毎月いくらぐらいの支払いが必要なのか、支払いが多くなる時期はいつか等の傾向がわかると、そこへ向けての資金のやりくりの準備等もしやすいです。
先々のお金の流れを管理できていないと、不渡り等の大きな事故にも繋がりかねません。
自社の資金の流れを把握しておくことは、より盤石な財務体質を築く上で非常に重要です。
予算が立てやすい
資金の流れの傾向をつかめていると、今後の予算作成等にも役立ちます。
定期的にかかる費用の予想もしやすくなるので、半期・年間での自社の支払いの計画もできます。
支払う額が本当に適切かどうかを判断する際にも参考になります。
年間での予算計画を適切に立てることができれば、経営計画もより正確なものとなります。
そのためには日々の正確な入出金管理がポイントとなります。
入出金管理を効率化するためには？
このように企業が経営を行っていく上で、非常に重要な意義のある入出金管理。
ただし正確に行わないといけない上に量も増えてくると、経理部門で働くスタッフにとって大きな負担となることも事実です。
そのため、入出金管理の効率化は、管理ミスを防いだりスタッフの負荷を軽減する上でも大事な項目となります。
ここからは、日頃の煩雑な入出金管理の効率化のポイントを解説します。
アウトソースを検討しよう！
入出金管理を効率化するための方法の一つはアウトソーシングサービスを利用することです。
アウトソーシングとは外部の業者に自社の業務を委託することを指します。
専門のスタッフに作業を委託することで正確かつスピーディーに業務を遂行してもらえます。
当然コストは発生しますが、自社の経理スタッフがほかのコア業務に専念することができる等のメリットがあります。
現代では終身雇用の崩壊や人材の流出が当たり前になる等、多くの企業が人材の確保に頭を悩ませています。
新たな社員の採用から育成までが完了するまでの一定期間だけアウトソーシングを利用する等、必要な時期だけの利用等も効果的です。
効率化ツールの導入を検討しよう！
もう一つの方法は、経理業務の効率化ツールの導入を検討することです。
効率化ツールを導入すれば、取引先ごとに異なる請求書・納品書等を一つのシステムにまとめることでペーパーレス化を実現したり、自社の会計システム・販売管理システムとの連携ができたりと作業工数を大幅に削減できます。
これまで担当者の大きな負担となってしまっていた業務負荷を軽減できるとともに、
より効率的で生産性を上げることがことができるためツール導入によるインパクトは大きなものとなります。
ペーパーレス化を実現することでSDGs等環境への配慮を推進するとともに、経理部メンバーのリモートワークの実現等大きな効果が見込めます。
ツールによっては、納品データをエクセルのCSVで取り込むことができたり、アプリで承認作業ができる等高い利便性を誇るものもあります。
無料でデモ版を利用できるものもあるため、少しでも興味があれば試してみるのも一つの手です。
まとめ：入出金管理とは経理の重要業務のひとつ
今回は入出金管理についてご紹介しました。
企業のお金の出入りを管理する入出金業務は、経理の中でも非常に重要な業務のひとつです。
一方で、期日までに正確に行わなければいけないため、煩雑で責任も大きい作業となり、経理部門にとって大きな負担となりやすいことも事実です。
入出金管理業務をいかに効率よくスムーズに行えるようにするかは、経理部門にとって非常に大事な項目です。
課題があると感じている場合は、効率化について社内で検討してみることをおすすめいたします。
