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債権・債務管理は、企業の経営状況を安定させるためにも欠かせない業務です。しかし、その管理は複雑で正確性が求められます。本記事では、債権・債務の基礎知識から管理システムを活用するメリットまで、幅広く解説していきます。
「債権」と「債務」の違い
「債権」と「債務」。文字にするとよく似ていますが、その意味は正反対の性質を持っています。債権・債務管理について掘り下げていく前にまずは、「債権」と「債務」とは何かを、それぞれ簡単に見ていきましょう。
債権とは？
債権とは、ある人が特定の人(債務者)に対して、一定の行為や給付を請求することを内容とする権利のことです。例えば企業で考えると、自社の商品を購入してもらった際に、代金を相手企業に請求する権利を指します。
債務とは？
債務とは、ある人が特定の人(債権者)に対して、一定の行為や給付をすることを内容とする義務のことです。例えば企業で考えると、自社が商品を購入した際に、代金を相手企業に支払う義務を指します。
債権・債務管理はなぜ必要？
企業の経営上、企業間の金銭取引は絶えず行われています。その中で、事業を継続していくには、期日通りに代金回収をして適切な資金繰りをすることや、代金の未払いを防いで企業の信頼を高めること等が重要です。そのため、金銭取引の管理を目的とした債権・債務管理を行うことは、企業にとって欠かせない業務と言えます。
債権管理の役割
債権管理とは、自社が相手企業に対して行う金銭要求を管理することです。つまり、売掛金を管理する業務となります。債権管理の最終目的は、この売掛金を期日までにすべて回収することです。
売上が発生すると書類上では売掛金が計上されますが、実際に代金を回収するまで資金は増えません。そのために、与信管理を行って相手企業の代金支払い能力を確認したり、債権管理表を作成して売掛金の回収予定を把握する等の債権管理が必要となります。
債務管理の役割
債務管理とは、自社が相手企業に対して行う金銭の支払いを管理することです。つまり、買掛金を管理する業務となります。債務管理の最終目的は、この買掛金を期日通りに支払うことです。債務管理で支払い予定を把握し、前もって資金を準備できるよう計画を立てれば、支払いの遅れを防ぐこともできますし、相手企業との信頼関係を築くこともできます。
債権管理のポイント
ここでは実際に行われる債権管理の業務を理解するために、実施ポイントについて紹介していきます。回収漏れや遅延を防ぐためにも、しっかり把握しておきましょう。
取引先情報の評価
期日通りに代金を回収するためには、相手企業に支払い能力があるかどうか評価する必要があります。また万が一、取引先の企業が暴力団関係等の反社会勢力であった場合は、事件や事故に巻き込まれ、社会的信用を落とすことにもなりかねません。つまり、新たな会社と取引をするときは、法人として実体を持っているのか確認する必要もあります。
与信限度額の決定
取引先の評価を行い、支払い能力があると判断できた場合は、与信限度額を設定します。与信限度額は自社だけではなく取引先との調整も必要です。なるべく引き上げたいと考えますが、未回収リスクを減らすためにも、取引回数や信用を考慮して安全な範囲で限度額を設定しましょう。
請求書の発行・送付
こちらでは債権管理を行っていても、相手企業で債務管理をきっちり行っているとは限りません。そのため、支払期日までに代金を回収できないことも発生します。そこで、支払期日がせまってきたら、期日までに支払いを済ませてもらうために請求書を発行して送付することが重要です。
債権管理表の記帳
債権管理表は支払い日や入金日を管理し、確認するための書類です。売掛金残高一覧表で現在所有している債権のチェックをして、売掛金年齢表で売掛金がいつ発生したのか、金額はいくらで入金はいつなのか、等をチェックします。
支払いの遅延に対する催促
こちらで債権管理を徹底して、請求書を送付しても支払いの遅延が発生することはあります。その場合は、相手企業に催促状を送付して早急に支払いを済ますよう促します。管理ミスであればすぐに入金対応してくれることでしょう。それでも入金がない場合は、より強制力の高い督促状を送付することになります。
債務管理のポイント
ここでは実際に行われる債務管理の業務を理解するために、実施ポイントについて紹介していきます。支払の遅延を防ぎ、円滑に資金繰りを行うためにも、しっかり把握しておきましょう。
仕入先別買掛金台帳の記帳
買掛金台帳とは、買掛金残高を取引先ごとに管理するための帳簿です。各取引先にいくら買掛金残高があるかすぐに確認することができます。買掛金は取引先にとっての売掛金です。
つまり買掛金の未払いが発生すれば、取引先にとっては売上代金の回収遅延になります。未払いは取引先との信用問題にもなりかねませんので、買掛金台帳の記帳を行うことで支払い状況を把握できるようにしておきましょう。
取引先別の支払予定実績表の作成
支払予定実績表では、月ごとの支払予定額や支払方法別の金額等を記帳します。これを出金記録と見比べることで支払漏れがないかチェックが可能です。仕入れ業務は不正やミスが起きやすい業務ですので、支払い過ぎや支払過少等を防ぐためにも、支払予定実績表を活用して漏れがないようにしましょう。
支払期日を必ず守る
相手企業からの信頼を得るためにも、支払期日は必ず守るようにしましょう。経営状況が悪化して資金繰りに苦戦しているとき、支払いサイトの長期化を打診するという改善策があります。
支払期日が延びれば、資金繰りに余裕ができて経営状況が安定することもあるでしょう。しかし、長期化を図るには相手企業との交渉が必要です。支払サイトの長期化交渉は信用を下げることにもなりかねませんので、必要な場合は慎重に行いましょう。
債権・債務管理システムとは？
債権・債務管理システムとは、企業全体や取引先ごと、取引ごとの債権・債務に関係する業務を一括で管理できるシステムです。取引先への売上や入金、買掛や支払い等をまとめて管理してくれるため、複雑な債権・債務関係の情報が把握しやすくなります。
債権・債務の問題点
債権・債務の管理で手動よりシステム活用が推奨されるわけは、手動管理での課題が多く存在するからです。主に以下の3つの課題があります。
・エクセルで台帳を作成する場合は、ファイルの共有が難しく管理が複雑になりやすい
・複数の拠点を持つ企業では、各拠点のデータを集めて加工が必要となり効率が悪い
・経営状況に影響を与える重要な業務のため、正確でミスのない管理が求められる
管理システムを利用するメリット
管理システムを導入することで一括管理が可能となるため、取引ごとの回収予定代金や未回収代金、支払予定の把握もしやすくなります。データの確認が容易になるため、業務の効率を上げることも可能です。正確かつ迅速な対応が可能になるため、管理システムの導入は企業にとってプラスの働きがあるといえるでしょう。
まとめ：債権・債務管理はシステムを利用して効率化しよう
本記事では、債権・債務管理の意味から役割、管理システムを導入するメリット等を解説しました。債権・債務管理は自社の経営状況を整えるためや、取引先からの信頼を得るために欠かせない業務です。しかし、業務の内容は複雑になりやすいことから、管理システムを導入することで正確性と効率を上げることを検討してみるのも良いでしょう。
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