仕訳入力とは？　仕訳の意味から記載する内容をわかりやすく解説

経理業務をする際に、仕訳は避けて通れません。その意味をよく分かっていない方は意外に多いのではないでしょうか。しかし、仕訳は基礎的なことであるからこそ、決算書等の重要書類を読み解く場合にも大切になってきます。

この記事では、仕訳の意味と重要性から、実際に仕訳をするためのルールや効率化する方法について、わかりやすく解説しています。最後まで読んでいただき、是非役に立てていただけたらと思います。

仕訳入力とは？「仕訳」の意味から順を追って解説

営業活動等で発生する日々の取引は、記録しておかなければなりません。この記録のしかたには単式簿記と複式簿記の2種類がありますが、仕訳は複式簿記で使われるものです。決まったルールに従って記録していく必要があります。

仕訳とは「貸方」と「借方」の勘定科目に分類すること

仕訳では、「貸方」と「借方」を用いて、ひとつの取引を2つの側面から表します。例えば、現金100円でペンを買った場合は、以下の2つの側面から表すことができます。

• ペンを買うのに100円かかった
• 現金100円が減った

また、仕訳では「勘定科目」と呼ばれる、その性質を表す科目を付けて分類します。その取引は何のために、何が動いたのかがわかりやすくなります。

上記の例は、以下のように仕訳されます。

ペンを買うのにかかった費用は「消耗品費」という勘定科目で表されます。勘定科目ごとに合算すると、どのような目的で使った費用なのかがわかりやすくなっています。

仕訳入力とは仕訳した内容を帳簿に記載する業務のこと

仕訳ができたら、帳簿に記載しなければなりません。帳簿とは、日々の取引やお金の流れを記録した帳面や台帳のことです。もともとは紙で管理されてきましたが、最近はデータでの管理が一般的になっています。仕訳を入力してデータにしておけば、科目ごとに合算したり残高を確認したりできるため、経営状況を正しく把握することが容易になります。

決算時に作成する決算書は、仕訳を基礎として作成されるものです。そのため、正確な決算書を作成するには、仕訳入力が不可欠なのです。

仕訳入力することで作成が可能な書類の分類

仕訳は、先述の決算書をはじめ、いろいろな書類の基礎となります。それぞれ異なる側面から仕訳をまとめたもので、そこから読み取ることのできることも違ってきます。

主に作成できる書類は帳簿と決算書3種類　

帳簿は前述の通り、仕訳を記載したものです。帳簿にも種類があり、会社によって必要な帳簿を使用します。

決算書とは、会社の財政や経営の状況を報告するための書類です。正式には「財務諸表」といい、一般的には「損益計算書」「貸借対照表」「キャッシュフロー計算書」の3種類が主なものです。

帳簿は「主要簿」と「補助簿」に分類できる

帳簿には種類があり、「主要簿」と「補助簿」に大別できます。

主要簿には、すべての仕訳を日付順に記載していく「仕訳帳」と、仕訳帳に記載した仕訳を勘定科目ごとに転記した「総勘定元帳」があります。両者とも、どの会社においても必ず作成される必要不可欠な帳簿です。

一方補助簿には、以下のようなものがあります。

• 現金出納帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 仕入先元帳
• 得意先元帳

現金出納帳なら現金の動きを、仕入帳なら仕入の金額を、仕入先元帳なら仕入先別の仕入金額をそれぞれまとめています。

会社の知りたい情報を得るために、勘定科目や取引先別に仕訳をまとめているものが補助簿です。上記は一例であり、会社によってどんな補助簿を使うかは違います。

仕訳の結果から作る主な決算書は貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書

主な決算書について詳しく見ていきましょう。

「貸借対照表」は、その会社の資産状況を見るものです。会社の持つ資金をどのような形で保有しているのか、その資金をどのように調達したのかが記載されています。

左右に分かれており、それぞれの合計金額は必ず一致するため、貸借対照表は「バランスシート（B/S）」とも呼ばれます。

「損益計算書」は、その会社の経営状況を見るものです。どのような理由でどれくらい利益が出たのか、何にどれくらい使ったのかが記載されています。

利益から費用を引いていくことで、最終的に企業がその年度にどれだけ利益を出すことができたかがわかります。

「キャッシュフロー計算書」は、上記の2つとは別に、現金の動きという観点から経営状況をまとめたものです。

仕訳に用いる勘定科目は5つのグループに分類される

勘定科目自体は、会社の使いやすい名称を設定できます。しかし、勘定科目には必ず性質があり、次の5つに分類することができます。

①企業が現在持っている財産となる「資産」

資産とは、その時点で会社が持っているもので、貨幣で評価できる価値を持つものを指します。

資産と聞いてイメージしやすいのが、現金、預金等でしょう。1年以内に現金化できるものを流動資産といいます。売掛金、受取手形等も含まれます。

また、土地、建物等を思い浮かべる方もいるでしょう。長期に渡って保有する資産を、固定資産といいます。長期貸付金等、1年以内に現金化できない資産も含まれます。固定資産はさらに分類でき、土地や建物等、形のある有形固定資産と、商標権等、形のない無形固定資産に分かれます。

そのほか、開業費や創立費等、将来にわたってその効果が及ぶものも資産とされ、繰延資産と呼ばれます。

②支払いの義務があるものや引当金等の勘定科目を含む「負債」

負債と聞くと、借金等マイナスのイメージを持つ方も多いと思います。買掛金や借入金等、支払いや返済をしなければならないものが負債にあたります。

しかし、その本質は「どのように資金を調達したか」にあります。仕入をするときに買掛金が発生します。手元の現金預金を得るために借入金が発生します。資産を得る代わりに、支払いの義務が発生したということです。

ほかに負債とされるものは、売上割戻引当金や返品調整引当金、退職給付引当金等、将来に備えて計上しておくものもあります。

③資本金や株に関する勘定科目を含む「純資産」

純資産は、資産から負債を引いたものです。具体的な内訳は、資本金や資本準備金等の株主が出資したものと、会社が出した利益を蓄積した繰越利益剰余金等から成ります。

そのほか、長期保有目的の有価証券の評価差額や新株予約権等が含まれます。

④一会計期間で得た収入の勘定科目を含む「収益」

収益とは、会社が一会計期間で得た収入のことで、どのようにして得たのかで分類されます。

まず、会社の主な事業で得た収入は「売上高」です。預金の利息や株式投資等で得た収入は、主な事業で得た売上高と区別して「営業外収益」と呼ばれます。

また、固定資産を売却した等、毎年度あるわけではない特別な場合により発生した収益は「特別収益」とされます。

⑤企業活動にかかったお金の勘定科目を含む「費用」

費用は収益と同様に、どのような目的でかかったのかによって分類されます。

売上高と対応するのが「売上原価」です。商品を仕入れたり、製造するためにかかった費用です。「販売費および一般管理費」は、商品を販売するためにかかった費用や、会社の活動に必要な費用で「販管費」とも呼ばれます。

営業外収益と対応する「営業外費用」には、借入金の利息等があります。固定資産を処分したときや、火災等で発生した損失は「特別損失」として計上されます。

仕訳入力に用いられる方法は3種類 

仕訳を入力する具体的な方法について見ていきましょう。主に3種類の方法があります。

方法①用紙に手書きするタイプの「振替伝票」

振替伝票を用いた仕訳の記録方法は、3種類あります。1伝票制は、すべての取引を振替伝票で記録します。3伝票制は、入金伝票、出金伝票、振替伝票を使います。現金での取引には入金伝票、出金伝票を使い、そのほかの取引では振替伝票を使います。

5伝票制は、3伝票制の伝票に加えて仕入伝票、売上伝票を使い、仕入と売上に関わるものを区別して記録します。使う伝票が何種類あるかの違いですが、いずれも手書きで仕訳を記入するものです。

方法②PCに入力して作成する「Excel」

Excelを用いて入力することもできます。仕訳帳や振替伝票の形式で入力することが多いですが、必要な事項が記載されていれば、使いやすいようにアレンジすることができます。

方法③経理知識がなくても仕訳入力できる「会計ソフト／システム」

会計ソフトや会計システムは、専用に作られたものであるため、使いやすくなっています。経理知識がなくても、取引の内容を入力することで仕訳を作成してくれる会計ソフトもあります。

仕訳入力に振替伝票を用いるメリットとデメリット

振替伝票は、専用の用紙に記入するだけであるため、パソコンや会計ソフト等がなくても記録することができます。用紙はノート等で代用することも可能です。

しかし、手書きであるがゆえに記入の手間がかかり、誤記入や記入漏れ等の人的ミスの生じる可能性が高まります。また、合計金額等を出したいときに手で計算しなければなりません。加えて、紙で保存しなければならないため、保存スペースの確保や管理にコストがかかります。

最近は経理も電子化の傾向がありますが、昔ながらの手書きで仕訳を記録している会社もまだ多いと考えられます。

仕訳入力にExcelを用いるメリットとデメリット

Excelは、自分の使いやすいように表の寸法や外観を設定でき、合計金額等の計算がしやすい点がメリットです。広く使われているExcelなら、使い慣れている方も多いのではないでしょうか。

しかし、データが消えてしまったり、手が当たって入力したデータを変えてしまったりと、リスクもあります。また、完全に使いこなすためにはExcelの知識が必要です。

あらゆる点をカバーしようと思えば複雑な設定が必要となるため、Excelの機能を生かしきれず不便に感じる場合もあるでしょう。決算書作成の際には集計作業が別途必要となることも挙げられます。

仕訳入力に会計ソフト／システムを用いるメリットとデメリット

会計ソフトや会計システムを使うメリットは、その使いやすさと効率のよさです。仕訳を入力することで、総勘定元帳や財務諸表がほぼ自動的に作成されるため、手書きやExcelの場合に必要な集計作業が不要となります。

また、仕訳入力で金額が合わない場合は登録できなくなっており、単純なミスを防いでくれることも業務の効率化につながります。税制改正の際にはアップデートされ、細かい変さらに対応することができるので安心です。

デメリットとしては、データの改ざんや漏えいが挙げられます。データ改ざんの痕跡は、紙の場合に比べて残りにくいので、パスワードや担当者を限定する等の管理を厳重に行う必要があります。外部からの侵入に備えたセキュリティ対策も必要です。また、自動的にバックアップを取る機能はありますが、データであるがゆえの消失のリスクもあります。

仕訳入力するコツはルールを覚えておくこと

８つの仕訳のルールを覚えておく

基本的な仕訳のルールは、次の8つです。

• 費用の発生…左側（借方）に記入
• 収益の発生…右側（貸方）に記入

資産状況を表す「貸借対照表」では、資産は左側、負債・純資産は右側に記載されています。このポジションが、それぞれが増加した場合に記入するポジションで、減少した場合は逆になります。貸借対照表の位置関係を、ざっくりと頭に入れておくといいでしょう。

費用が発生した場合は、仕訳は次のようになります。

この場合は、現金＝資産の減少となるため、資産の科目は右側（貸方）に記入します。そのため、費用の科目は残りの1辺である左側（借方）に記入することになります。

収益が発生した場合も同様に考えます。

収益が発生した場合は、現金＝資産が増加するため、資産の科目は左側（借方）に記入します。そのため、収益の科目は残りの1辺である右側（貸方）に記入します。

いずれも文面だと複雑に見えますが、それぞれ図にしてイメージで覚えておくと理解しやすくなるでしょう。

勘定科目の内容を覚えておく

上記のルールに従って仕訳をするには、それぞれの勘定科目が資産・負債・純資産・費用・収益のどのグループに属するのかを覚えておく必要があります。

勘定科目は多くあるため、すべてを覚えるのは大変です。また、同じ仕訳でも会社によって使う勘定科目が違うこともあります。そのため、まずはよく発生する取引の仕訳から覚えていくといいでしょう。それぞれの取引で、勘定科目の属するグループは何になるか考えながら仕訳を行うと理解しやすくなります。

面倒な仕訳入力作業を会計ソフト／システムの導入で自動化しよう

仕訳入力は取引があるたびに発生するため、日々多くの仕訳を行わなければなりません。この作業がなくなれば、大幅な効率化につながります。

会計ソフト／システムには、自動仕訳の機能があるものもあります。インターネットバンキングやクレジットカードと紐付けを行えば、借方・貸方の勘定科目を自動で割り当て、仕訳を作成してくれるものです。また、レシートや領収書の文字を読み取ることで仕訳を自動作成できるものもあります。

仕訳を自動化することで、業務の手間を減らし、入力ミスを防止することができます。学習機能によって仕訳のルールを認識し、それに従って仕訳を自動作成するため、仕訳に慣れていない人でも対応しやすくなるのです。

【まとめ】仕訳入力の基本を押さえて業務に役立てよう

決算書等の重要な書類の基礎となる仕訳は、企業活動において必要不可欠です。仕訳には知識が必要ですが、一度基本的なことを学んでおけばずっと使える上、決算書を読むときにも役に立ちます。

仕訳を自動化しても、本質的なことを理解しておくことは、経営判断においても有益になるでしょう。是非この機会に仕訳の基本を押さえ、日々の業務に役立ててください。