事務用品費と消耗品費の違いや使い分け｜備品費との違いも解説

「このボールペンは事務用品費？ 消耗品費？」と判断に悩まれる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、事務用品費と消耗品費の違いや会計上の注意点、備品との違いについても解説します。是非参考にしてください。

事務用品費は対象が事務作業に使う物であることが消耗品費との違い

結論から言うと、事務用品費は消耗品費というカテゴリーの中に存在しています。その中で、事務作業に使う物を対象としている点が消耗品費との大きな違いです。

消耗品費のみを使って会計処理を行うことも可能ですが、このふたつを使い分けることには理由があります。消耗品費と事務用品費のそれぞれについて詳しく見ていきましょう。

事務用品費は消耗品費の一部｜消耗品費とは

消耗品費とは金額あるいは耐用年数で一定の要件を満たす物に用いる勘定科目

消耗品費とは、主に短期間で消耗する物品のことを指し、購入した際の金額が10万円未満の物、あるいは耐用年数が1年未満の物に用いることができます。この要件を満たす物はすべて消耗品費として扱うことができ、取得の時点で全額費用化が可能です。

消耗品費に当てはまる物品の具体的な例

消耗品費に当てはまる物品の具体的な例は下記の通りです。

なお、事務用品費に当てはまる物は後述しますので、こちらには記載していません。

事務用品費とはどんな勘定科目？

事務用品費は事務に用いる物に使う勘定科目

事務用品費とは、事務作業に用いるために購入した物に使う勘定科目です。消耗品費に含まれる一部の物品を指しますので、要件は同じになります。

どちらの勘定科目を使って会計処理すれば良いのか悩むところですが、自社の過去の仕訳と同じように処理することが大切です。

事務用品費に当てはまる物品の具体的な例

事務用品費に当てはまる物品の具体的な例は下記の通りです。

事務用品費は実は消耗品費にまとめても良い勘定科目

事務用品費は消耗品費に含まれることから、消耗品費に統一しても良いと言えます。

特に事業規模の小さな会社では、わざわざ区別する必要性を感じられないまま処理している場合も多いのではないでしょうか。また、統一した方が、どちらで計上するかで悩むといった、無駄な時間もなくせます。

ただし、企業会計には「継続性の原則」があり、一度採用した処理方法は継続して適用しなければならず安易に変更してはならない、という決まりがあります。そのため、過去に事務用品費を用いて計上した物は、同じ処理方法を使い続ける必要があるのです。

ここからは、区別した方が良い場合についても見ていきましょう。

事務用品費を消耗品費と区別した方が良いケース

消耗品費の総額が高額になりがちなケース

まず、区別した方が良いのは、消耗品費の総額が高額になってしまう場合です。特定の科目がほかの科目と比べて異常に高額になる場合は、税務調査に入られる可能性が高くなります。経費に不審な点があるとして、目を付けられる原因になりかねないのです。

そのため、消耗品費が高額になることを避けるためには、区別した方が良いと言えます。ただし、前述したように、これまでに会社で使っていた科目を継続して使うことが正しい処理方法です。そのことを念頭に置いて調整する必要があるでしょう。

消耗品・事務用品の区別を明確して費用を把握したいケース

次に、区別した方が良いのは、消耗品と事務用品の区別を明確にして費用を把握したい場合です。コスト削減という観点から見ると、コストを管理しやすくなるので、ふたつに区別することにはメリットがあると言えます。

例えば、クラウドサービス等の導入によりペーパーレス化が進めば、コピー用紙やインクにかかる費用を一気に削減することができます。その際に、区別して処理する方法なら「事務作業にかかる金額を削減できた」とすぐに把握できるのです。

なお、繰り返しになりますが、継続的に会社で使っている科目を使うことが前提となります。

備品と消耗品費（事務用品費）とは何が違う？

違い｜備品とは消耗品費の基準外の物品に用いる勘定科目

備品とは、消耗品費の基準を満たさない物品に用いる勘定科目です。つまり、購入した際の金額が10万円以上または耐用年数が1年以上の物が対象です。会社や会計ソフトによっては「器具備品」または「工具器具備品」を使う場合もあります。

備品は、基本的には固定資産となるので、耐用年数ごとに減価償却をしなければなりません。しかし、次の要件を満たすことで一括償却資産や少額減価償却資産として計上できます。

• 一括償却資産：購入金額が10万円以上20万円未満の物を個別ではなく一括して3年で償却
• 少額減価償却資産：購入金額が10万円以上30万円未満の物を全額費用とする（中小企業のみ）

備品に当てはまる物品の具体的な例

備品に当てはまる物品の具体的な例は下記の通りです。

消耗品費（事務用品費）の会計処理上の注意点

消耗品費の判定を金額でする場合は「取得費用」が10万円未満か否かで決まる

消耗品費で計上するかどうかは取得費用によって決まります。基本的には購入金額が10万円未満の物が該当しますが、下記の場合は注意が必要です。

本体に付随する費用を含めると10万円以上になる場合

請求書の明細を確認した際に、本体価格とそれに関係する送料や手数料、関税、設置代等が記載されている場合があります。その際に、本体価格のみを見て消耗品費かどうかを判定することはできません。付随する費用も含めた合計金額が対象となるのです。

1単位として取引される物の合計金額が10万円以上になる場合

例えば、応接セットはテーブルと椅子が1単位として取引されると判断されます。そのため、テーブルと椅子が個別では10万円未満だとしても、合計金額が判定の基準になるのです。カーテンも同様に、一部屋に使用する枚数が1単位として判定されます。

ただし税抜経理の場合は税込10万円以上でも消耗品費になること

取得費用となる金額は、それぞれの会社が採用している消費税の取り扱い方によって異なります。

• 税抜経理方式・・・消費税を抜いた物品の金額
• 税込経理方式・・・消費税込みの物品の金額

上記のうち「税抜経理」の場合は注意が必要です。例えば、購入した物品の金額が108,900円（税込）だったとします。税込経理の場合は、10万円以上になっているので備品となります。しかし、税抜経理の場合は、消費税を抜いた99,000円が判定の対象となるので、消耗品費として処理できるのです。誤って備品で計上しないように注意しましょう。

消耗品費は期末に在庫を貯蔵品に振替える必要がある物がある

消耗品費として費用で計上していても、期末に未使用分が在庫として残っている場合は、貯蔵品（資産）に振替える必要がある物があります。

例えば、大量購入による割引を目的に2年分の封筒を購入した場合は、期末に残った分は貯蔵品に振替えなければならないのです。

ただし、すべての消耗品の在庫を確認して振替える必要はありません。各事業年度におおむね一定数量を購入して定期的に消費するものについては、未使用分があったとしても費用として計上することが認められています。つまり、通常よりも多く購入して「毎年度の一定数量」に該当しない場合は、未使用分が貯蔵品となるのです。

消耗品費（事務用品費）の仕訳｜具体例を紹介

消耗品を購入した

消耗品費は、購入した時に費用として計上します。次の仕訳例を参考にしてください。なお、事務用品に該当する物も今回は消耗品費として計上しています。

（例）クリアファイル（500円）を購入して、現金で支払った。

（例）コピー用紙（8,000円）の請求書が届いたので、振込処理をした。

（例）インターネットで印鑑（1,500円）を注文し、送料（500円）との合計金額を事業用カードを使って支払った。

まとめ買いして在庫となった消耗品を期末に貯蔵品に振替えた

まとめ買いして在庫となった消耗品の、購入時と期末の仕訳例を見ていきましょう。

（例）ボールペンをまとめて5箱（＠500円）購入して現金で支払った。

（例）期末にボールペンが2箱、在庫として残った。

原則として、未使用分は貯蔵品に振替える必要がありますが、前述したように、要件を満たせば振替えずに経費とすることが認められていますので、確認しましょう。

翌期に貯蔵品を消耗品費に振り戻す

期末に貯蔵品（資産）に振替えた物は、翌期に消耗品費に振戻します。

使わなくなった消耗品を処分した

使わなくなった消耗品を処分した際の仕訳例を見ていきましょう。

（例）消耗品の処分をゴミの回収業者へ依頼して現金5,000円を支払った。

（例）事務所で使用していたパソコン（8万円）が不要になったので、リサイクル業者に20,000円で売却し、代金は現金で受け取った。

判断に困る勘定科目は会計システムを使えば判断をサポートしてくれる

事務用品費のような判断に困る勘定科目は、会計システムを使えば判断をサポートしてくれるので、ミスの軽減に繋がります。

例えば、会計システムと、ネットバンキングやクレジットカード会社を連携すれば、銀行の入出金やクレジットカードの明細のデータを会計システムに取り込むことができます。取り込んだデータは、初回に仕訳してしまえば、次からは自動的にそのルールに従って仕訳されます。

取り込みの際に、既に「勘定科目・取引日・金額・取引先・適用」が自動入力されているので、手作業に起因する入力ミスを減らすことが可能です。また、どの勘定科目を使うのか何度も確認する必要もありません。

請求書受け取りに関わる仕訳はoneplatと会計システムの連携で自動化が可能に

データ取り込みによる自動仕訳は、もはや、ネットバンキングやクレジットカードだけではありません。請求書の受け取りに関わる仕訳も「oneplat」と会計システムを連携すれば、自動化が可能になります。

oneplatとは、受け取る納品書・請求書を電子化できるクラウドサービスです。受け取る納品書・請求書に関わる業務をoneplatで一元管理することで、業務効率が改善され、業務の手間やコストも大幅に削減できます。

oneplatと会計システムを連携して請求データを取り込めば、仕訳も自動入力されるので、手作業が不要です。その結果、業務負担や人為的ミスの軽減に繋がります。

事務用品費と消耗品費の違いまとめ

今回の記事では、事務用品費と消耗品費の違いについて解説しました。

事務用品であるかどうか、が大きな違いになりますが、消耗品費でも処理できることがわかったかと思います。いずれにしても、これまでの会社の処理方法を踏襲することが大切です。

備品との違いや、消耗品費として計上する際の会計上の注意点についても把握しておきましょう。