資料のご案内！
近年、業務の効率化や内部統制の強化が求められる中、多くの企業がクラウドシステムの導入を進めています。特に、バックオフィス業務におけるペーパーワークの負担を軽減し、業務の正確性やスピードを向上させることは、多くの企業にとって重要な課題です。
今回ご紹介するのは、受け取る納品書・請求書電子化サービス「oneplat」を導入し、業務効率の大幅な改善を実現した企業の事例です。この企業では、従来、紙ベースで管理されていた納品書や請求書の処理に多くの時間が費やされていました。紙の書類を手作業で確認・管理するプロセスは非常に労力がかかり、業務全体のスピードや正確性に影響を及ぼしていました。
そんな中、ペーパーワークの削減とデジタル化による効率化を図るため、oneplatを導入。結果として、業務時間の大幅な削減とともに、作業ミスの削減や内部統制の強化を実現しました。本記事では、oneplat導入の背景や具体的な効果について、担当者へのインタビューを通じて詳しくご紹介します。
課題
- 毎月段ボール3箱分の納品書や請求書を手作業で管理しており、業務時間が膨大にかかっていた
- 納品書や請求書の照合作業に多くの時間と労力がかかり、業務効率が悪化していた
- 紙ベースの書類管理による、保管場所の確保や書類紛失のリスクが高かった
結果
- 納品書の照合作業が短縮され、従来比およそ4割の業務時間を削減
- 納品書や請求書のフォーマットが統一され、業務ミスが大幅に削減された
- デジタル管理に移行することで、リアルタイムでの業務処理が可能になり、業務効率が向上
oneplat導入の背景と理由
oneplatを導入するに至った背景や理由を教えてください。
I様：弊社では、毎週多くの仕入れ先や店舗から納品書が届いていました。これを紙で管理するという従来の手法では、確認や照合作業にかなりの時間を要していました。また、紙の書類は物理的に保管場所を必要とし、見つけ出すのにも手間がかかり、業務全体の生産性が低下していたのです。
業務効率の見直しを機に、紙に頼った運用からデジタル管理への転換を図ることにしました。具体的には、ペーパーレス化を進めることで書類の管理を効率化し、業務のスピードアップの実現に取り組みました。
加えて、電子インボイス制度が導入される中で、従来の紙ベースのシステムでは対応が難しいため、迅速かつ正確な処理が求められるようになったのです。こうした背景を踏まえ、システム導入が必要不可欠であると判断し、最適な解決策としてoneplatの導入を決定しました。
従来の課題とoneplatの選定基準
導入前に抱えていたバックオフィスの課題は何でしたか？
I様：導入前は、毎月複数の仕入れ先や店舗から送られてくる納品書や請求書を紙で管理していました。その量は段ボール3箱にも及び、それらを一つひとつ手作業で処理していたため、確認と照合作業に膨大な時間が必要でした。これらの紙の書類は週ごとに処理を進めていましたが、月に換算すると約8日分の業務時間を費やしており、その効率の改善が急務でした。
また、書類の増加に伴い、保管場所が常に不足している状況でした。物理的にスペースを確保するだけでなく、必要な書類をすぐに取り出せるようにするための整理にも大変な手間がかかっていました。さらに、紙での管理では、万が一書類を紛失した場合のリスク管理の点でも不安がありました。このように、業務のスピードと正確性を高めるために、oneplatの導入が決定に至りました。
oneplatの導入にあたり、他社サービスとの比較検討や選定基準はどのように行いましたか？
I様：oneplatの導入を検討する際、複数のクラウドベースの管理システムと比較しました。各サービスの機能や導入コストを詳細に調査した結果、oneplatは初期費用がかからず、毎月の運用コストも他社より抑えられるという点で大きな魅力がありました。特に、サービス導入後に発生するサポート費用が無料であることは、他のシステムでは見られない大きなメリットでした。
また、コストパフォーマンスの観点から見ても、oneplatは他社のシステムと比べて非常に優れており、費用対効果が高いと判断しました。初めてシステムを導入する企業にとって、初期費用の抑制は重要な要素ですし、導入後にどれだけ手厚いサポートを受けられるかも、運用を成功させるためには欠かせない要因です。結果的に、oneplatが最も信頼性が高く、コスト面でも無理なく導入できる選択肢であると確信し、導入を決定しました。
oneplat導入後の効果とメリット
oneplat導入後に改善した具体的な効果やメリットを教えてください。
I様：oneplatを導入した結果、これまで週に2日を費やしていた納品書の照合作業が大幅に短縮されました。具体的には、紙の書類からデジタルに移行したことで、業務の進捗状況を即座に把握できるようになり、情報がリアルタイムで更新されるため、スピードと正確性が格段に向上しました。
また、経理部門で行っていた請求書の確認作業も、システム上で容易に行えるようになりました。これまでは手作業で時間をかけていた処理が、自動化されたことで大幅に簡略化され、業務全体の流れがよりスムーズに進むようになっています。
K様：特に、請求書の発行作業がシステム化されることで、従来の手書き作業で発生していたミスが大幅に減少しました。システムで統一されたフォーマットを使用することで、内容の確認がしやすくなり、手動でのミスがなくなったことは大きな利点です。
さらに、時間の節約だけでなく、システムの安定性と信頼性によって、経理部門の業務全体がよりスムーズに運営できるようになりました。
oneplatの機能とサービスの利便性
特に効果を感じた機能やサービス内容は何ですか？
I様：oneplatを導入してから、納品書や請求書の書式が統一されたおかげで、これまで複雑で煩雑だった確認作業が格段に効率化されました。以前は書類ごとに形式が異なり、確認のたびに目視でのチェックが求められ、ミスが生じるリスクが常にありましたが、その問題がほぼ解消されました。さらに、データを一括で抽出する機能を活用することで、仕入れデータと会計システムの整合性を確認する作業が、非常に容易になりました。従来は手作業で行っていた照合が自動的に処理できるようになったため、手間が大幅に軽減され、作業の質も向上しています。
K様：oneplatの一括データ抽出機能は、業務を支える重要な要素として非常に役立っています。納品データと会計システムの間でデータの突合が迅速に行えるため、これまで時間をかけて手動でチェックしていた社内データとの相違箇所の検出を短縮できるようになりました。これによりミスの発見が早まり、修正もすぐに対応できるため、業務の正確性が大幅に向上しました。
充実したサポート体制が導入を支援
oneplatのサポート対応についてどのように感じましたか？
I様：oneplatのサポートは、その手厚さだけでなく、利用者にとって非常に頼りになる点が特徴です。例えば、新規取引先がシステムを導入する際、初めての方でも迷わず操作できるよう、丁寧かつ親切なサポートが提供されます。具体的には、システムの設定方法や操作手順について、わかりやすく案内してもらえるので、スムーズに導入が進みます。また、無料でこれほど充実したサポートを受けられるのは大きな魅力であり、コストパフォーマンスの面でも非常に優れています。
さらに、トラブルが発生した場合でも、迅速に対応してもらえるため、業務が滞る心配が少なく、安心してシステムを運用することができます。これにより、日々の業務がより円滑に進み、結果的に生産性の向上にもつながっていると感じています。oneplatのサポートは、単なる問題解決に留まらず、利用者が安心してシステムを活用できる環境を提供してくれるため、導入後の満足度も非常に高くなっています。
今後の活用とシステム連携への期待
今後、oneplatをどのように活用していきたいと考えていますか？
I様：今後、業務効率をさらに高めるために、既存の基幹システムとの連携を一層強化し、全社的な運営体制の改善を図っていきたいと考えています。現在、oneplatによる業務のデジタル化が進んでいますが、特に注力したいのが発注書のデジタル管理です。これをoneplatで一元管理することで、納品から請求までの流れを一貫したプロセスに組み込み、手動による確認作業を削減し、業務フロー全体をさらに洗練させることが可能になります。
また、APIを活用したデータの連携によって、各部門間のデータ共有をシームレスに行い、これまで個別に処理していた情報を統合することで、業務の自動化を推進します。特に、情報の即時性や精度が求められる現代において、この取り組みは社内全体の作業効率を飛躍的に向上させると期待しています。結果として、全社的な業務の最適化が進み、各部署の業務負担を軽減しながら、より高い生産性と品質を実現することが目標です。
K様：oneplatを使って発注書を発行できるようになれば、現在の業務フローがさらに整い、効率化が一層進むと期待しています。今は既存のシステムを用いて発注書を管理していますが、これをoneplatに統合することで、発注から納品、そして請求に至るまでの一連の流れが、より滑らかに進行するようになるでしょう。個別に管理されていた各プロセスを一つのシステムでまとめて処理することが可能になるため、手作業や確認作業の手間が減り、全体の作業が無駄なく進むようになります。
特に、情報の一貫性が保たれ、各部門間の連携もより密になります。これにより、ミスが発生する可能性が低減し、トラブルシューティングにも迅速に対応できる体制が整います。この統合が実現すれば、業務の効率性が大幅に向上し、結果として企業全体の生産性向上にも寄与するはずです。
検討中企業へのアドバイス
oneplat導入を検討している企業に対してアドバイスをお願いします。
I様：oneplatは、ペーパーワークの大幅な削減を実現し、業務時間を著しく短縮できる非常に優れたツールです。特に、これまで紙ベースで行っていた業務をデジタル化することで、書類の整理や保管にかかる時間や手間を大幅に減らせる点が魅力です。
また、このシステムの導入は、既存の業務フローを大きく変更することなく、効率化を進めることができるため、初めてクラウドシステムを導入する企業にとっても安心です。さらに、統一されたフォーマットを活用することで、業務の一貫性や整合性が保たれ、データ抽出機能を用いることで、複雑なデータ処理も簡単に行えるようになります。
これにより、業務の正確性が飛躍的に向上し、ミスを減らすだけでなく、迅速な対応が可能になります。従来の紙ベースの作業を見直し、時間と労力を最適化し、さらなる業務効率化を目指したい企業にとって、oneplatは間違いなく価値のある導入となるでしょう。導入を検討している企業は、oneplatがもたらすメリットをぜひ一度体験してみることをお勧めします。
K様：そうですね、導入当初は新しいシステムに適応するために、一定の慣れが求められることは確かです。しかし、oneplatのサポート体制は非常に充実しており、初期段階のつまずきをしっかりとフォローしてくれるので、安心して導入プロセスを進めることができます。操作方法に戸惑うことがあっても、サポートチームが迅速に対応し、問題解決に向けたアドバイスを提供してくれるため、ユーザーがシステムにスムーズに馴染むことができる環境が整っています。
また、疑問や不安が生じた際も、的確な支援が受けられるので、導入初期から安心して利用を開始できます。ペーパーワークを減らすことで、業務にかかる時間やコストが大幅に削減されるので、導入を検討している方には強くおすすめします。紙の書類が減ることで、業務にかかる時間やコストの削減効果は非常に大きいです。
oneplatを導入することで、手作業で行っていた多くの処理がデジタル化され、業務フローが効率化されるだけでなく、経費削減にもつながります。さらに、書類の紛失や管理の手間がなくなり、業務の正確さとスピードが向上するため、全体的な生産性が向上します。導入を検討している方には、これらのメリットを考慮し、強くおすすめしたいと思います。oneplatを導入することで、ペーパーワークに費やしていた無駄な時間を削減し、より付加価値の高い業務に集中できる環境の構築に期待できます。
