ペーパーレス化に不可欠なツールとは？

依然として紙媒体での業務が多い日本において、ペーパーレス化を進めていくことは大きな課題になっています。
本記事では、ペーパーレス化に必要なツールやメリットについてご紹介していきます。

ペーパーレスツール導入のメリットとは

企業がペーパーレスツールを導入することで、具体的にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。ここではペーパーレス化によるメリットを4つご紹介します。

業務効率の向上

ひとつめのメリットは、業務効率が向上する点です。
紙媒体で資料や書類を作成すると、保管時に多くの手間がかかります。
細々としたファイリング作業や分類分け、そして保管場所の確保・整理等書類作成以外にも時間を取られてしまうのが現実です。

しかし、ペーパーレス化を進めることで、分類・検索は格段と楽になり、空いた時間でほかの作業に着手することができるようになります。
また、情報を更新する際も、既にあるファイルを書き換えるだけで済むため、余計な資料が増えることもありません。

多種多様な働き方のサポート

2つめに、ペーパーレス化を進めることは、多種多様な働き方をサポートすることにも繋がります。
紙媒体を使って業務をする場合は、従業員は必ず職場に出社しなければ業務に当たることができません。
しかし、ペーパーレスツールを導入することで、ネットワーク環境さえ整っていれば、どこにいても必要な資料を閲覧できます。
そのため、これまで退職や転職をせざるを得なかった人も、継続して業務に当たることができ、従業員の選択の幅を広げることに繋がります。

コスト削減

3つめのメリットは、コスト削減に繋げることができる点です。
紙媒体で業務を進めていくと、用紙代やインク代・機器のメンテナンス代等の費用が発生します。
印刷を例にとると、1回あたりの費用は大きな額ではありませんが、年間を通して見ると、無視できない金額に。
しかし、ペーパーレスツールを導入することによって、印刷代やインク代を大幅に削減することが可能になります。

BCP対策

4つめのペーパーレスツール導入のメリットは、BCP対策になる点です。
「BCP」とは、Business Continuity Planのことで、日本語に訳すと「事業継続計画」となります。
紙媒体で業務を行っていると、新型コロナウイルスのように、従業員が出社できなくなる事態が生じた際、業務が著しく滞ってしまいます。また、紙媒体が自然災害等で紛失した際、完全復元は不可能です。
しかし、紙媒体から電子媒体に移行することで、大きなトラブルがあっても、最低限の被害で食い止め、事業を続けていくことが可能になります。

ペーパーレスツール導入時に注意すべきポイントとは

ペーパーレスツールを導入するときに注意すべきポイントは、以下の3点です。

1.従業員のセキュリティ教育
2.費用対効果の検証
3.ツールの選定

従業員のセキュリティ教育

ペーパーレス化の導入が進むと、必然的に従業員はパソコンを使って業務に当たることになります。
また、作業も職場だけではなく様々な場所で行うため、会社のサーバーやフォルダに外からアクセスすることになります。

そのため、従業員には、インターネットに関する基本的な知識やリスクについての周知・徹底を図る必要があります。合わせて、従業員が扱う機器にもウイルス対策ソフトの導入等の対策を講じておきましょう。

費用対効果の検証

2つめのポイントは、ペーパーレスツールを導入した際の費用対効果を事前に検証しておくことです。
ただペーパーレスツールを導入しただけでは、作業・生産効率は上がりません。
また、費用をかけたものの使いこなすことができなければ、費用面で無駄が生まれます。
従業員のレベルにあわせた適切なツールを選択し、移行に負担をかけないラインを見極めましょう。

ツールの選定

3つめのポイントは、実際のツール選びです。
現在、ペーパーレスツールは数多くの企業がサービスを展開しています。
ただ金額が高いものが良いものであるわけではありません。
最低限必要な機能や業務の専門性を事前に洗い出しておき、最適なツールを選ぶ必要があります。
以下を参考に、様々なツールを見比べながら選んでいきましょう。

ペーパーレスを実現するツールの種類とは

ペーパーレス化を実現するためのツールには様々な種類があります。
本記事では、業務改善に直結するツールを5つご紹介していきます。

情報共有ツール

ひとつめのツールは、情報共有ツールです。
情報共有ツールを導入することで、従業員同士のコミュニケーションから進捗状況の管理、そして顧客・製品管理をひとつのツールで行うことが可能です。
業務がネットワークを介するものに移行すると、在宅ワーク等、異なる空間で作業する機会が生まれます。そのため、どこにいても、誰でも情報を発信・確認できる体制を準備しましょう。

WEB会議ツール

2つめのツールはWEB会議ツールです。
WEB会議ツールを使うことで、従業員がどこにいても会議ができるようになります。
そのため、これまで会議ありきで組んでいたスケジュールを組み直し、より効率的に業務を進められます。
また、会議資料も映像を共有するだけで確認できるため、印刷や配布の時間も短縮できます。

電子署名

3つめのツールは電子署名です。
電子署名とは、電子媒体の資料にそのまま捺印を行うことができるツールです。
現状、日本はまだ印鑑を必要とする書類が多くあり、ペーパーレス化が進まないひとつの要因になっています。
しかし、電子署名であれば、誰がどこにいても元となるデータを送るだけで捺印可能になるので、紙・時間の削減に繋がります。

ストレージサービス

4つめのツールはストレージサービスです。
ストレージサービスとは、iCloudやGoogle driveに代表されるネットワーク上のデータ管理ツールです。
ストレージサービスを使うことで、どこにいても必要なデータを閲覧、編集することができるようになります。
また、社内の書類保管スペースも必要なくなるため、これまで使うことのできなかった空間を新たに活用できます。

勤怠管理ツール

5つめのツールは勤怠管理ツールです。
具体的には、タイムカード等紙媒体の勤怠管理方法ではなく、勤怠管理ツールを導入することで、出退勤時間はもちろん、残業時間や有給休暇の管理も一括で行うことができます。
また、労働時間を手作業で計算する必要がなくなり、給与計算にかかっていた時間の短縮にも繋がります。

ペーパーレス化の方法とは

実際にペーパーレス化を進めていくためには、どのような方法があるのでしょうか。
最後にペーパーレス化の方法を4つご紹介していきます。

電子化する書類を選定する

ひとつめの方法は、電子化する書類を事前に選定しておくことです。
いきなりすべての書類を電子化することは、現実的ではありません。
しかし、優先的に電子化すべき書類や、電子化が容易な書類を事前に調査しておくことで、従業員にも少ない負担でペーパーレス化を進めていくことができます。

段階的にペーパーレス化を進める

2つめの方法は、段階的にペーパーレス化を進めていくことです。
社内全体ではなく、一部の部署や業務内でペーパーレス化を進めていくと、従業員も新しい環境に慣れやすくなります。
既に一部が電子化されているものや、以前から電子化が望まれていたものであれば、移行もスムーズに進むでしょう。
まずはできる範囲から確実に進めていき、徐々に規模を大きくしていきましょう。

スマホやタブレットを導入する

3つめの方法はスマホやタブレットを積極的に導入することです。
ペーパーレス化を進めていく上で、デジタル機器の導入は避けられません。
中には操作に慣れるまで時間のかかる従業員もいるでしょう。
そのため、早めにデジタル機器を導入し、使うことにも慣れていきましょう。

使用するツールを選定する

4つめの方法はペーパーレス化のために使うツールを選定しておくことです。
思い立っていきなりペーパーレス化に取り組もうとしても、すぐに環境を整えられるわけではありません。
そのため、ペーパーレス化に不可欠なツールやほしい機能を事前に想定しておき、会社の規模にあったツールを選んで使っていきましょう。

まとめ：目的に合ったツールを活用して業務効率化を叶えよう

判子の存在や、慣例的な業務が続き、日本ではまだまだ紙を使った業務が多くあります。
紙の整理や管理が、業務時間の大きな割合を占めてしまっていることもあるでしょう。
しかし、業務内容や作業工程を整理することで、紙をなくし、業務の効率化を図ることは可能です。
組織の規模や目的に合ったペーパーレスツールを導入して、業務の効率化や生産性の向上を叶えていきましょう。