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クライアントから受け取る書類を瞬時に電子化できれば毎日の入力作業が楽になるのに、とお悩みではないでしょうか。
タスクを処理するよりも早いスピードで次の業務が舞い込み、毎日残業しても追いつかないと「いつまでこんな状態が続くのか。」と思ってしまいますよね。
本記事では、紙や画像の文字をデータに変換できるフリーのOCRソフトについて解説していきます。
是非参考にして、業務の負担削減と効率化を実現してください。
OCRとは
OCRとは紙の書類に書かれている文字や画像に写っている文字をスキャンして読み取り、パソコンで編集可能なテキストデータに変換する技術のことです。
「OCR」は「オーシーアール」と読み、「Optical Character Recognition」の頭文字を取っていて日本語では「光学文字認識」と表記されます。
カメラやスキャナで読み取った画像からOCRソフトが文字を認識するとテキストデータが作成されます。
日々納品書や請求書の入力作業を行う卸売業や小売業、人材不足が懸念されている製造業や流通業等多くの業種で働く人の負担軽減や業務効率化が急務となっており帳票類を電子化できるOCRが注目されているのです。
OCRソフトを利用すればそれまで請求処理のためのデータ入力に費やしていた作業時間や参照したいデータの検索時間を短縮でき、効率良く業務が進むようになります。
OCRにはフリーソフトと有料のソフトがあります。
同じOCRソフトでも備えている機能に違いがあるので、自社の業務フローに合ったOCRソフトを見極めて導入することが大切です。
OCRの詳細は次の記事で紹介していますので、併せてご参照ください。
フリーのOCRソフトを利用するべきユーザー
契約書や規約等文書のPDFファイルを編集可能なWordやExcel形式に変換したい場合は、フリーのOCRソフトが向いています。
フリーソフトでは認識した文字をシンプルにテキストデータに変換する機能のみで、決まったフォーマットに当てはめてデータを作れません。
例えば契約書に署名を追記したい場合や、文書内の文字列を抽出する作業なら効率化できます。
身近なフリーのOCRソフトにはGoogleドライブがあり、Googleアカウントを持っていればインストール不要で誰でも無料で利用できます。
操作も簡単で、文字を読み取りたいPDFをGoogleドライブにアップロードしたら該当のファイルを右クリックし「アプリで開く」「Googleドキュメント」の順にクリックするのみです。
次の点に注意すれば文字認識の精度が上がると言われています。
- ファイルサイズを2MB以下にする
- アップロードするファイル形式はJPEG、PNG、GIF、PDFのいずれかにする
- 画像が逆さまの状態でアップロードしない
- 明るさが均一な画像にする
ほかにMicrosoft OneNoteやLight PDF、NewOCR等もフリーのOCRソフトです。
フリーのOCRソフトを利用すべきでないユーザー
毎日の業務で大量の納品書や請求書をPDFで受け取ってテキストデータに変換し、さらに管理システムにデータをアップロードするような業務フローにはフリーのOCRソフトの利用は向いていません。
フリーのOCRソフトでPDFファイルをWordやExcel形式に変換できますが、システム連携に適したCSVファイルの出力には対応していないのが理由です。
CSVファイルをシステムに取り込むためには、決まったとおりの順番にデータが入力されている必要があります。
しかし、フリーのOCRソフトでは文字を読み込んだ後に出力するときのレイアウトが指定できません。
納品書や請求書を効率的に管理するためには、決まったフォーマットのとおりにPDFをテキストデータとして出力する機能が必要不可欠です。
では、有料で提供されているOCRソフトを導入すればこの課題は解決できるのか、次の章では請求書の管理に利用できるOCRソフトについて解説していきます。
請求書を受領する際に活用できるOCRサービスの概要
請求書を紙やPDFで受領して行う会計処理業務にOCRサービスを導入すれば、経理担当者の負担を軽減して効率良く作業を進められるようになります。
請求書の受領にOCRサービスを利用する場合の業務フローは、概ね次のような流れです。
- クライアントから請求書を原本郵送、メールにPDF添付、PDFをアップロード等の方法で受領
- OCRソフトで請求書を読み取る
- 訂正箇所がないか人の目でチェック
- 問題なければWordやExcel等に電子化
- 一元管理をして検索可能にしたりほかの管理ソフトと連携したりする
クライアントから受領した請求書に記載されている情報を手入力でシステム登録している場合は、この入力作業をOCRサービスに任せれば大幅に業務の負担を軽減できます。
請求書に認識しにくい文字が記載されていると誤変換の可能性があるのではという意見があります。
AI機能を搭載したOCRソフトなら識字率90％以上と間違いが少なく、手書きの文字にも強いので訂正箇所のチェックもそこまで大きな負担にはなりません。
また、クライアントからの請求書を受領するのは営業部でも実際に出納業務を行うのは経理部という業務フローの企業がほとんどです。
営業部が請求書データを入力するのは販売管理システムで、経理部が請求書データを入力するのは会計ソフトといったように業務に利用するシステム自体が違うケースも多くみられます。
各部署で異なるシステムを利用していても、OCRサービスで電子化した請求書を利用すれば簡単に連携できるので双方の工数削減が期待できます。
請求書受領のOCRサービスのメリット
請求書を受領、処理する業務にOCRサービスを導入するメリットには次のようなことが挙げられます。
- 請求書をデータで受領できるのでペーパーレス化になる
- 請求書を電子化するので一元管理できて参照したい情報を文字列で検索できる
- 遠隔地との情報共有が円滑になる
請求書等帳票類の原本は法人の場合は、7年間の保管義務が国税庁によって定められています。
取引数が多いと保管する請求書原本の量が多くなり、オフィス内では管理しきれない状態になるかもしれません。
書類のペーパーレス化が進めば請求書原本の保管量が減り、オフィスを広く使えるメリットがあります。
また、請求書をOCRサービスで電子化していれば参照したい事例があった場合に、データを検索できるので短時間で見たい請求書を探し出せます。
新型ウイルスが流行し国がテレワークを推奨した時でも、経理業務は紙でのやり取りが必須のため経理部だけ出社しているという話がありました。
OCRシステムを利用すれば遠隔地でもデータの共有ができるので、職種にかかわらずテレワークが可能になります。
請求書受領のOCRサービスのデメリット
OCRサービスの導入においてデメリットと感じるのは、次の2点です。
- 請求書データの受け取りまでにタイムラグ発生の可能性がある
- イレギュラーな処理方法はOCRサービスでのチェックが機能しない
OCRサービスの中には読み取った請求書のデータをOCRサービス側のオペレーターが正誤判定をしているケースがあります。
万が一、OCR化したデータの確認に時間を要した場合は、請求書のデータを受領できるまでにタイムラグが発生する可能性があります。
月間で扱う帳票類の枚数が多いと業務の進捗に大きな影響が出てしまいかねません。
また、個別の商習慣やインボイス制度に基づく税計算等別途対応が必要な特殊ケースに対して、OCRサービスによるチェックが機能せず最終的には受領側でのチェック工数は削減できないことになります。
OCRサービスには種類があるので、自社が優先する事項や希望の業務フローを叶えられるサービスかどうかを吟味して導入するOCRサービスを決定することが重要です。
卸売・小売・飲食業等、日々の帳票が膨大な企業はOCRではなくoneplat
卸売業や小売業等で商品の仕入れを行う際の膨大な帳票の管理には、OCRではなくoneplatがおすすめです。
oneplatは納品書や請求書のデータをクラウドで一括管理できるサービスで、仕入れる側の事業者が導入して取引先にも利用してもらいます。
商品を売る側の事業者がoneplatに納品データを登録し、仕入れ側は納品された商品を検品して問題がなければoneplat上で承認操作を行うのみで、データはリアルタイムに情報が反映されます。
締め日以降には納品データを元にした請求書の発行も可能で、さらにoneplatで支払い処理と買掛金の消込までできるのがOCRサービスにはない特徴です。
上記のほかにoneplatでできることは次のとおりです。
- 段階承認機能
- 会計システムとの連携
- ネットバンキングとの連携
- 販管システムとの連携
- 受け取る請求書のインボイス制度対応
- 電子帳簿保存法対応
- 拠点追加機能
- 稟議書等添付機能
- メッセージ添付機能
- 赤伝票発行
- 振込手数料自動計算
- 振込元追加
卸売・小売・飲食業等を中心に、日々の運用に即した形での導入を実現できるのがoneplatになります。
フリーOCRソフトについてまとめ
ここまでフリーのOCRソフトや有料のOCRシステム、oneplatについて解説してきました。
OCRは紙やPDF等の書類に記載されている文字を読み取って編集可能なテキストデータに変換する技術です。
OCRにはフリーのソフトと有料のものがあります。
フリーのOCRソフトは純粋に文字を読み取る機能のみのため、契約書や約款等を扱う士業や企業の法務部での業務におすすめです。
一方、卸売業や小売業等日々膨大な量の納品書や請求書を取り扱う業界には帳票書類のデータをクラウドで管理できるoneplatが向いています。
本記事で紹介しているOCRの機能やoneplatのサービスを参考にして自社に合ったツールを選定し、業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
