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感染症の流行を受けて、最近はリモートワークの必要性が高まっています。その中で「バックオフィス業務もリモート化を目指せるのでは」という流れもあり、在宅でのバックオフィス業務を導入する企業が増加しています。
今回はバックオフィスをリモート化する方法や、導入に際して確認したい注意点を紹介します。結論から言うと、バックオフィス業務のリモートワーク化は可能です。コツをつかんで効率的に進めていきましょう。
バックオフィス業務とは
リモートワーク化を目指す前に、バックオフィス業務の内容を確認しておきましょう。バックオフィス業務に該当する部署は「人事」「総務」「経理」「庶務」等が挙げられます。
いずれも取引先と直接関わる機会が少なかったり、業務の目的が「社内のため」にある点が特徴です。特に経理や人事の場合は、社内のお金周りの管理や人の管理がメインの仕事になります。そのため、対面で仕事をする機会は少ないという特徴があります。
参考までに、バックオフィス業務の対義語になる「フロント業務」は、営業やお客様と関わるサービス業務等が挙げられます。
バックオフィスをリモートワークにする必要性
バックオフィス業務は企業が健全な運営を維持するために必要不可欠です。しかし、なぜバックオフィス業務にリモートワーク化の必要が出てきたのでしょうか。ここでは、バックオフィス業務をリモート化する必要性をメリットとからめて解説します。
ハイブリッドワークでリモート化の実現ができる
バックオフィス業務をリモート化することで業務の効率化が目指せます。具体的には「書類のデータ化」「チャットによる会話の可視化」が挙げられます。
バックオフィス業務をリモート化するためには、これまで使用していたマニュアルや各種書類をデータ化する必要があります。紙書類の場合は、紛失や機密書類に対応できない問題が発生するためです。しかし、書類をデータ化することで、探す手間を省けたり整理して重複を防止できます。
また、リモートの場合は会話をチャットで行いますが、チャットを使う場合は会話履歴が可視化できたり、保存できるため後から確認する際に役立ちます。
これらのメリットはリモートワークで有効に働きますし、さらにはオフィスに出勤した際にも業務を把握しやすくなったり、効率化に繋がります。
そして、最終的には「週2日は出勤で残り3日はリモート」とハイブリッドワークの成功にも繋がります。
バックオフィスがリモートワークにしづらい3つの理由
リモートワークには多くのメリットがありますが、国内ではバックオフィス業務のリモート化が浸透しきらない状態にあります。ここでは、バックオフィス業務のリモート化を阻む3つの問題点を紹介します。
紙への依存や日本特有の「ハンコ文化」、またリスクに対しての慎重さから、リモートワークに足踏み状態の企業が多くあることがわかります。
「紙文化」が残っているため
企業の中でも特にバックオフィス業務は紙で情報を共有したり、紙の資料に重きをおく傾向が強いです。特に古くから続く企業の場合は、これまで紙媒体で仕事を行ってきた実績が多くあるため、踏襲して未だに続けているというケースが非常に多い傾向にあります。
先人たちが工夫し、最適なやり方として続けてきた紙媒体での仕事ですが、リモートワークの場合には、不向きなシーンが多々あります。書類を社外に持ち出すことは難しいですし、紛失のリスクもあります。
そのため、リモートワークを推進する場合には「紙文化」は課題として取り上げられます。
「ハンコ」による承認が必要
紙文化と並んで特徴的な「ハンコ文化」も、バックオフィス業務のリモートワークを推進する動きに不適切です。リモートワークは自宅等でゆとりを持って仕事ができるメリットがありますが、直接上司に指示を仰げなかったり、ハンコをはじめとした承認を得る手続きができないデメリットも併せ持っています。
特に、日本の企業の場合は何をするにも「捺印をもって許可する」という流れが強いため、いまだに「リモートワークだけど、ハンコをもらうために出勤」という現象が起こっています。
情報漏洩の恐れ
バックオフィス業務のリモートワーク化に踏み切れない深刻な要因として「情報漏洩のリスク」があります。
たしかにオフィス外での業務遂行は、データの漏洩という課題が付きまといます。特に経理や人事部門はセンシティブな情報を多く取り扱っているため難しいと言われています。
そのため、情報漏洩のリスクを減らしながらリモートワーク化を進めていくためには、従業員ITリテラシーを強化したり利用するシステムのセキュリティを強固にする等が課題として挙げられます。
バックオフィスのリモート化のために活用すべきツール
バックオフィス業務のリモートワーク化には様々な課題が蓄積していますが、適切なシステムを導入することで一気に進めることも可能です。ここでは、バックオフィス業務のリモート化を加速させるシステムを5つ紹介します。
受付業務：RECEPTIONIST
受付業務が発生する企業におすすめのツールが「RECEPTIONIST」です。受付は専門の担当者を配属することが難しく、各部署の従業員が兼任しているケースが多いです。さらにリモートワークが進めば「受付に人がいない」という問題も発生します。
しかしRECEPTIONISTを使えば、人を配置せずとも受付や担当部署への連絡までが可能になります。リモートワークでオフィスの人員が減少している時に活用できます。
コミュニケーションツール：チャットワーク
「ChatWork」はリモートワークでない企業も導入する人気のコミュニケーションツールです。操作方法が直感的かつスマホからも利用可能なため、LINEに近い感覚で利用できます。また、タスク機能を使えば自分がやるべきことを確認できるため、担当業務の可視化にも効果的です。
勤怠管理：クラウド勤怠
リモートワークで問題になる「勤怠管理」。この問題もクラウド勤怠を活用することで解決できます。クラウド勤怠では基本的な打刻や就業状態の把握はもちろん、給与計算や休暇の申請まで対応できます。
GPS機能で不正打刻のトラブルも防止できるため、リモートワークで採用したいシステムです。
請求管理：請求管理ロボ
決済代行サービス業者が開発した請求の手続きをオンラインで行えるシステムが「請求管理ロボ」です。請求書の作成から送付まで一貫して作業できるため、経理部門担当者にとって有効活用できます。また、ペーパーレスで書類を管理できる点もポイントです。
電子契約：クラウドサイン
近年注目される電子契約書。多くの企業が導入しているため、是非活用したいツールです。営業担当者が顧客と契約した情報をクラウドサイン上で作成・管理し、顧客に確認してもらえます。このサービスは、クライアントがアカウントを所持していなくとも活用できる点もメリットのひとつです。
情報漏洩のリスクにも対応しており、暗号化通信でなりすましが不可能です。また、クラウドにアップロードされた電子契約書内容も暗号化されて管理するため、データ漏洩の心配も不要です。
まとめ：バックオフィス業務をリモート化するメリットは多くある
今回はバックオフィス業務のリモート化について解説しました。バックオフィス業務は紙書類の多さや情報漏洩のリスク等、多くの懸念点があり導入に踏み切れない企業が多くあります。しかし、適切なシステムを利用することでリスクを減らしながら効率的にリモートワークが可能になります。
これまでリモート化に踏み切れなかった担当者の方も、是非システムの導入を検討して、働きやすく効率的な企業づくりに取り組んでみましょう。
