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社外で顧客と直接関わり利益を生み出すフロントオフィスを支えるのが、バックオフィスの業務です。実際の業務は、社内のデータ管理や入出金管理をエクセル等に代表される管理ソフトで行います。
表立って会社の顔として社外で業務をすることは少ないですが、データを入力したり細かい備品管理をしたりする事務作業が多いのが特徴です。そのため、1人で集中して作業したり、細かな業務をしたりするのが得意な人にとってはとてもやりがいを感じられます。本記事では、バックオフィスの具体的な業務とやりがいについて紹介します。
そもそも「バックオフィス業務」とは？
バックオフィス業務とは、営業部や顧客対応を行うサービス部門等、社外の顧客対応を行う部門のフロントオフィス業務を後方からサポートする業務のことです。直接会社の利益を産むわけではなく、社内のお金や備品を管理したり、法的な対応や人事の手続きを行ったりする事務的な業務を行います。バックオフィスは会社の運営で必要不可欠な部門です。
対義である「フロントオフィス」
フロントオフィスは、会社の売り上げに直接関わる業務をする部門です。代表的なのは、営業部やコールセンター、マーケティング部が挙げられます。
営業部やコールセンターでは、自社の製品やサービスを法人や個人に売り込み、利益を生み出すのが特徴です。顧客と直接コミュニケーションを取り、会社の顔として業務を行っています。マーケティング部は、市場や消費者の調査と分析を行い、自社サービスや商品が社会のニーズに合うように業務を行います。利益を生み出す活動に直接関わっているので、フロントオフィスに分類されます。
バックオフィス業務の具体例
続いてバックオフィスについて解説します。バックオフィス業務をする職種は以下が挙げられます。
・経理
・財務
・法務
・人事
・総務
・庶務
では、これらの職種では具体的にどのような業務が行われるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
経理
社内の入出金管理の業務を行う部門が経理です。バックオフィスの中でもっとも印象が強いのが経理という人も多いでしょう。経理では、会社の経費の管理や請求等の出納業務を行います。社内のお金の流れを管理しているので、会社運営には欠かせない部門です。多くの企業では、主に入出金管理をエクセルで行います。
財務
財務は会社運営で必要な予算を立てたり資金を調達したりする部門です。また、社内の余剰資金を投資や企業同士の売買で運用することもあります。経理は過去に動いたお金を管理してデータとして残しますが、財務では将来必要な資金を調達し、会社運営を円滑にしたり発展させたりするために業務を行うのです。
法務
法務で行う業務では、会社の設立や運営、企業間の取引等企業を経営する上で必要な法律に関わることを主に行います。取引先との契約書を作成したり、法的なトラブルを起こさないよう社内にコンプライアンスの周知を行います。また、クライアントとのトラブルで訴訟を起こされた場合は、法務が対応し解決します。そのため「企業を守るための部門」と言えます。
人事
人事では、会社の人材に関わるすべての業務を行う部門です。社員の育成や評価、部門の異動や退職時の手続き等会社で働く人たちの管理を行います。また、新しい人材の発掘や採用、入社手続きも行います。昇給や昇格、もしくは降格等の判断も人事が行うので、会社を支える社員に対する見る目が必要になります。
総務
総務とは、会社全体の業務すべてに関わる雑務を行う部門です。会社によって総務の定義は異なりますが、主にほかの部署がやらないことをやる部門であることが多いでしょう。例えば、研修や株式総会等に出席する人たちの名簿や必要な資料作成を行ったり、オフィス機器に不具合が生じたら業者に修理依頼をしたりします。会社の全部門のサポートをすることが多いのが特徴です。
庶務
庶務とは、会社の各部門に所属し部門内の雑務や事務作業を行うことが多い部門です。総務と異なるのは、会社全体と関わるかそうでないかという点です。庶務は、自分が配属されている部門で必要な備品や書類の管理を行います。また、電話対応や来客対応、郵便物や書類の送付や清掃等も担当します。
やりがいを感じられるのはどのようなシーン？
バックオフィスの業務について上記で詳しく解説しましたが、一般的なイメージとしては事務作業が多く、目立たない部門なので「やりがいを感じにくいのでは」と考えます。実際に、評価されにくい部分も多く、何をモチベーションに頑張ればよいかわからないかもしれないですよね。ここでは、バックオフィス業務でやりがいを感じられるのはどのようなシーンか紹介します。
①経営陣の業務に貢献できた時
バックオフィス業務では、経営陣と関わる機会が多くなります。フロントオフィスは、現場に出ていたり顧客対応が忙しいので、経営陣と直接関わる機会が少なく、売り上げやデータの数字としてしか会社に貢献しているか認識できる機会がありません。
しかし、バックオフィスは、直接経営陣の手伝いをしたり他部署との架け橋をしたりすることがあります。そのため、経営陣と共に会社の課題発見や解決策を練る機会も。こうした業務で経営陣に貢献すると会社にも大きく貢献できたという気持ちになれます。
②社員から「ありがとう」を伝えられた時
バックオフィス業務は、クライアントと直接関わらないのでクライアントから感謝を伝えられることはありません。しかし、フロントオフィス業務とは違い会社全体に関わる業務が多く、社員とコミュニケーションを密に取りながらサポートをする機会が多いです。そのため、社員の方から「ありがとう」と伝えられることがあります。
社員の悩みや忙しい時の手助けをすることになるので、問題が解決した時に「ありがとう」と伝えてくれるはずです。地道で細かい業務が多い中で、身近な人から感謝を伝えられるのはとても嬉しくモチベーションが上がり、やりがいを感じられます。
③高い専門性が身についていることを実感した時
バックオフィス業務は、入出金管理の際やデータ入力の際にエクセルや会計ソフトの使用頻度が高いです。
法律を扱ったり契約書を作成したりすることがあり、高い専門性が必要な業務が多くなります。多くの知識がないと操作できないアプリやツールを使う機会が多く、業務を効率的にこなすためにはスキルを身に付けなければいけません。お金の管理でミスをしてしまうと会社に損失を与えてしまったり、会社のクライアントに対して損害を与えてしまうこともあります。
最初の頃は、小さなミスを繰り返して上司から注意されたり、慎重に扱いすぎて非効率的になってしまうことが多いでしょう。しかし、専門スキルを学びながら繰り返し仕事をしていくうちに、業務効率がよくなったりミスがなくなったりします。その時、自分に高い専門性が身についていることに気づき、やりがいを感じられるのです。
専門性が高くやりがいのあるバックオフィス！
バックオフィス業務は、とても専門性が高く細かい業務が多くなります。また、クライアントと直接関わることは少ないですが、会社全体で必要な業務を任されるので、会社の運営と発展のためには必要不可欠な存在です。お金を管理したり法的な対応をしたりすることで、会社を守っています。
地道な業務が多いですが、経営陣の業務に貢献したり社員から感謝を伝えられたりすることが、仕事のやりがいに繋がります。
