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契約書管理をエクセルで行いたいと考えるあなたへ。本記事では、契約書管理をエクセルで行うメリットとデメリットについて詳しく解説します。
「社内で契約書管理を簡単かつ確実にしたい」という方は是非最後までお読みください。
エクセルで契約書管理を行うメリット
ペーパーレスで契約書を管理するには、契約書管理ツールを利用する方法と、エクセルを利用する方法があります。でも、「違いがよくわからない」「どっちを使ったら良いか分からない」と悩む方に、エクセルで契約書管理を行うメリットをご紹介します。
エクセルを使っている人なら直ぐにできる
まずはじめにエクセルは、ビジネスの世界でよく使われているMicrosoft（マイクロソフト）社が開発、販売している「表計算ソフト」です。
そのため、社会人ならエクセルを使ったことがあるという人は多く、ある程度の知識があれば契約書管理方法として導入した場合でも、すぐに使いこなすことが可能です。
社員の抵抗が少なく、社員教育を新たに行わなくても良いのは大きなメリットです。
手作業に比べて項目や計算処理が簡単
エクセルはカスタムの自由度が高く、フォーマットを自由に設定し、項目の追加や削除、編集が簡単に行えます。
また、計算をすることにも特化していて、関数を利用すれば高度な処理も行えます。
設定にはある程度知識が必要ですが、一度設定してしまえば誰でもそのフォーマットを使うことができるため、多くの処理を自動化でき、業務の効率化が期待できます。
コストがほとんどかからない
エクセルで契約書の管理を行うと、紙媒体で管理を行っていた時よりも探す時間が省けて効率化することができ、人的コストが安くなります。また、保管しておく場所も必要ないので契約数が多い企業であれば収納スペースも節約できます。
また、同じようにペーパーレス管理ができる契約書管理ツールは定額か、従量課金で定期的に支払いがあるため、コスト的にはエクセルが一番安い方法と言えます。
エクセルで契約書管理を行うデメリット
ここまでは、エクセルのメリットを解説しましたが、ここからはエクセルで契約書管理を行うデメリットをご紹介します。
契約を更新時が大変
エクセルは、契約書管理ツールに比べ、契約更新日の管理が大変です。
契約の期限が近づいている契約がないかを定期的に確認しなければなりません。
また、エクセルでは日付順に並び替えられないため、確認に時間がかかってしまいます。さらに、その契約が自動更新するのか終了するのかを人力で確認しなければならないため手間がかかります。
ほかにも契約更新の際は、台帳を情報更新しないといけませんが、エクセルではすべて手打ちして入れなければならないため、契約書情報の更新を忘れたり、入力ミス発生してしまい、台帳記録と契約書に相違が生じて問題が起きてしまう可能性もあります。
情報管理が困難
エクセルには情報管理が困難というデメリットもあります。
契約書は、お互いの認識を記し、問題が起きた際に正当性を主張するために必要な重要書類です。そのため、その管理は高いセキュリティの元で管理されていなければなりません。
契約書管理において、スムーズに情報にアクセスできることが大切ですが、誰でも台帳にアクセスできるようにしておくと、情報漏洩のリスクや改ざんの可能性もあります。
これらのリスクを回避するためには、アクセス制限や操作権限設定、ログ管理機能が必要にです。しかし、エクセルにはそのような機能はないため、関係者が多いほどリスクが高まります。
データが重くなると作業時間がかかる
エクセルでは、データが増えると処理が重くなり作業に時間がかかるデメリットもあります。
エクセルを利用してると「処理に時間がかかり、想定以上に時間を使ってしまった」という経験をしたことがある人もいますよね。
エクセルでの契約書管理は、契約書を電子化して管理し必要事項を記入していくためデータが重くなりやすいです。そのため、最終的に作業時間がかかってしまう可能性もあります。
契約書管理ツールを使う選択肢も！
ここまでエクセルで契約書を管理するメリットとデメリットを説明してきました。
エクセルは、慣れた人には使いやすいことや、コストが安いといったメリットがある反面、契約更新時の管理がしづらいことや、セキュリティ面が脆弱といったデメリットがあることが分かっていただけたと思います。
そこで、ペーパーレスで契約書管理を行いたいと考えている方に向けて、エクセル以外の契約書を管理する方法である「契約書管理ツール」についてご紹介します。
契約書管理ツールには以下の特徴があります。
一元化管理できる
契約書管理ツールを利用すれば、契約媒体や、契約を行った部署にかかわらず、各契約の期限や内容、ステータス等の情報を元に一元化管理することができます。
契約書が一元化されて保存されるため検索しやすくなり、契約書を探す手間が省け、無駄な時間を無くすことができます。
有効期限を知らせてくれる
契約書管理ツールには、契約書の有効期限を知らせてくれる機能が付いています。
契約期間が切れそうな契約書や、承認待ち中の契約書は通知機能がないと気がつかないことがあります。しかしこの機能があれば、更新期限の見逃しを事前に防ぐことが可能です。
中には、契約書の更新期限が近づいたらメールで通知してくれるものもあります。
多人数で共有が簡単
また、契約書管理ツールは多人数で共有することにも向いています。
エクセルはURLを渡してしまうとすべて閲覧でき
てしまうため、関係者が増えるたびに管理が大変です。
しかし、契約書管理ツール関係者向けにユーザーアカウントを作れば、そういった問題を気にせずに多人数で情報を共有することができ、更新作業や編集作業等をより円滑に進めていくことが可能です。
セキュリティ対策ができる
前述したように、エクセルでの契約書管理の課題であるセキュリティ問題を解消できるのも、契約書管理ツールのメリットです。
契約書管理ツールには、ユーザーごとの権限を細かく設定できる機能が付いています。
そのため、誰かが勝手にアクセスしたり、内容を書き換えることができなくなっています。
こうしたアクセス制限や操作権限設定や、仮に問題が起きても後を辿ることができるログ管理機能は契約書管理ツールを選ぶ重要なポイントです。
まとめ：規模が大きくなるほど管理に向かない
今回は、エクセルで契約書管理を行うメリットとデメリット、そして契約書管理ツールをご紹介しました。
エクセルは慣れた人には使いやすいことや、コストが安いといったメリットがある反面、契約更新時の管理がしづらいことや、セキュリティ面が脆弱といったデメリットがあり、規模が大きくなるほど管理に向かないと言えます。
そのため、契約数が少ない企業や関係者が少ない企業はエクセルで契約書管理を行うのは良いですが、規模が大きな企業がエクセルで契約書管理を行うのはあまりおすすめできません。
もし、契約数が多いけどペーパーレス管理を考えている方は契約書管理ツールについて詳しく解説している記事もあるので参考にしてみてください。
