資料のご案内！
業務コスト削減の事業を展開する株式会社Oneplatは、「納品書・請求書の取りまとめ」、 ｢支払の立替え｣、｢後払いで一括支払｣、 ｢会計業務の簡素化｣等4つのサービスを提供しています。サービスのひとつである「納品書・請求書の取りまとめ」について、「納品書・請求書の電子化」をテーマに電子化のメリット・デメリットやoneplatを導入した企業の事例をセミナー内容とともに紹介していきます。
■納品書・請求書の電子化セミナー
セミナー概要：納品書・請求書の電子化について、電子化するメリット、DX化の事例紹介等
登壇者：入学 将也 氏
株式会社Oneplat ビジネスプロモーションチーム プランニングディレクター
中小企業のバックオフィスのDX化をサポートしている。
業務コスト削減サービスで、3冠を達成したoneplatの提案を行う。
納品書は電子化すべき？【DX化】
電子帳簿保存法の改正やコロナ禍の影響で請求書の電子化がクローズアップされた昨今、納品書は請求書ほど電子化にスポットが当たっていないのが現状です。セミナーに登壇した株式会社Oneplatの入學氏は、納品書の現状について次のように語ります。
「納品書をお金と同様に一枚一枚丁寧に扱う方もいれば、請求書さえ合っていれば納品書の保管・管理はそこまで丁寧に扱わない方もいらっしゃいます。また、納品書がタイムリーに届かず、現場ではあまり重要視されていないといったお客様からの声を頂戴しています。我々は納品書を正しく確認することが本来のあるべき姿だと考えているので、納品書から現場でタイムリーに手間がかかることなく確認できる仕組みがないか？ということからサービスを作っていた背景があります。」（入學）
紙の納品書のデメリット
納品書の管理が難しい理由を「紙で届くこと」と語る入學氏は、納品書が紙であることのデメリットを3点挙げます。
デメリット1：保管スペース・コストがかかる
納品書は法律で7～10年間の保管義務が定められているため、大量の紙を保管するためのスペースとコストが発生します。
「業種によりますが、飲食業や卸売・小売業では一日に数百枚も納品書が届くこともあり、保管するために倉庫を間借りする必要があります。保管スペース代もばかになりません。」（入學）
デメリット2：非効率
納品書のファイリングや承認等のプロセスに時間がかかり、業務効率が悪くなります。
「お客様からの事例では、納品書をファイリングをするだけで2～3日かかるため人件費がもったいないという声や、承認の印鑑を押すだけでも毎日100枚200枚ほどあり、時間が非常にかかって大変だという声をいただいています。また、運用フローによっては人間の時間の調整や業務の調整をする必要が出てきます。このように、納品書が紙で来ることにより業務に影響が出ています。」（入學）
デメリット3：管理が大変
過去の納品書・請求書の内容を確認したくても量が多いため探すのに時間と手間がかかります。また、紛失や劣化のリスクも存在します。
「例えば納品書に水をこぼして汚してしまったり、紛失してしまったり、火災が起こって燃えてしまうことも考えられなくはありません。納品書を紙で持っておくという点でお困りの方が多いと認識しております。」（入學）
納品書を電子化するメリット
次に入學氏は、本セミナーのテーマである「納品書の電子化」のメリットについて語ります。
「納品書を電子化することにより、システム上で管理できるため保管スペース・コストが不要となります。効率面についてもファイリングが不要となる上、受け取ったエビデンスが残るサービスであれば、印鑑を押すというフローがなくなります。加えて、納品書をデータ上で順番に承認できるフローが入っていれば、承認に時間がかかるといった非効率な部分は解消されます。また、納品書が紛失・劣化することもありません」（入學）
続いて、デメリットに上がっていなかった「手間」についてのメリットを2点挙げます。
メリット1：業務負担・コストの軽減
「受け取った納品書の記録を残すために、販売管理のシステムもしくはExcelに紙の納品書の内容を入力している企業様が多くいらっしゃいます。例えば拠点が10箇所で納品書の入力に1日30分かかる場合は、営業日が23日とすると合計で6,900分が入力にかかる時間となります。納品書を電子化することで、相当の時間を削減することが可能です。一拠点一拠点では大した工数ではないかもしれませんが、拠点数が多い企業であれば、入力作業が消えるだけでも相当の工数が浮くという声をお客様からいただいています。」（入學）
メリット2：納品内容確認の精度向上
「入力作業がないことで、ヒューマンエラーの防止が可能です。これは、データで連携すれば良いので入力の際のミスが発生することがないためです。納品書をデータで受け取るだけではなく販売管理と連携できるシステムであれば、入力作業とヒューマンエラーを同時になくすことが可能であり、非常に効率的です。」（入學）
請求書の電子化について
納品書と請求書の両方を電子化することへのメリット
請求書は納品書と同様に紙で受け取ることが多いため、保管スペースが必要となることや、ヒューマンエラーが発生することが問題点として挙げられます。また、確認作業や入力作業も出るため、入學氏は「紙で受け取ることの弊害は大きいのではないか？」と語ります。
「これらの問題は電子化とシステムの連携、さらに納品書と同時にデータ連携までできれば効率がかなり良くなるのではないかと考えます。」（入學）
納品書・請求書を完全にペーパーレス化することで、「コストの削減、業務の効率化、ヒューマンエラーの防止」を実現できます。
OCRで請求書を電子化するサービスの特徴と問題点
近年、OCR（紙や画像からテキスト部分を認識し、文字データに変換する技術）を用いた請求書の電子化が様々な企業で行われています。では、請求書を電子化することの問題点とはどのようなものがあるのでしょうか。入學氏は次のように語ります。
「お客さまからは、電子化の精度が100%ではないところが気になるという話を伺います。例えば、工事という漢字が「カタカナのエ」と「事」に認識されてしまうケースがあります。このように誤認されたまま会計ソフトに連携されてしまうと、結局手直しが必要になります。そのため業種によりますが、電子化ができる一方で工数が増えている企業が存在します。また、手書きの請求書は電子化が難しいということで、電子化のサービス提供者の方から突き返されてしまうことも。これらの理由から完全なペーパーレス化はなかなか難しいようです。」（入學）
これに加え、2023年から開始するインボイス制度についての問題点が存在します。
「適格請求書でない状態の請求書をスキャンすると適格請求書でないものがデータで届くため、結果としてインボイス対応にはなっていません。この辺りをもう少し整備する必要があるという声をよくいただきます。」（入學）
請求書の電子化については以上のような問題点が存在しますが、電子化するのが納品書であった場合は請求書よりさらに難しいと入學氏は語ります。
「請求書は電子化する際のスキャンは100枚から150枚程度で済みますが、納品書はその10倍20倍にもなり、読み取っていられないほどの枚数です。また、電子化サービスは従量課金制が多いため、電子化にかかる金額が高額となります。そのため、納品書を電子化しているという話はなかなか聞いたことがありません。電子化を行うサービスはたくさんありますが、完璧に使いこなせるまでには至っていないというのが現状です。」（入學）
納品書におけるインボイス制度と同様に、請求書をデータで受け取る際にもインボイス制度への対応を考えてシステムを選ぶ等検討していく必要があります。
「oneplat」の紹介
oneplatとは株式会社Oneplatが提供する、納品書・請求書を受け取り、会計側にデータを流し込むことで入力作業が解消される合理化サービスです。売る側の立場で請求書を発行するサービスと勘違いされやすいですが、請求書を受け取る買い手側の立場に特化したサービスです。oneplatは、業務コスト削減サービスの分野でNo. 1を3つ獲得しています。入學氏はoneplatが特に力添えできるところとして、「業務コスト削減」、「業務時間削減」、「業務改善ツール」、「リモートワークツール」の4点を挙げます。
業務コスト削減
oneplatは、取引先からの納品書・請求書の一元管理が可能です。販売者(取引先・仕入先や経費の支払先)にoneplatのアカウントを発行することで、各販売者はoneplatに日々の納品書・請求書のデータを登録します。これにより購入者側の作業は、送られてきたデータを確認した上で承認するだけになるので業務コスト削減に繋がります。承認については段階の設定や権限者の振り分けを自由自在に行うことが可能です。さらに、これらをリアルタイムで連携できるところがポイントです。
「例えば納品書がデータで現場に届いた場合は、現場の拠点長が一次承認、エリアマネージャーが二次承認、本部で三次承認することができます。つまり、すべての納品書・請求書をデータで受け取ることが可能です。インボイス制度に対応しているところでも評価をいただいております。」（入學）
業務時間の削減
取引先から集まってきた納品書・請求書のデータをもとに、購入者側の各システムと連携が可能です。会計システムでは、データの自動取り込みで仕訳情報を連携できるため、会計仕訳を手入力する必要がなくなります。
「お客さまの例では、経理部で仕訳情報の入力に月間145時間だったところoneplat導入により3分に改善された例がでています。この企業では経理部の入数が13人から7人での運営になり、年間で2,000万円もコストが浮きました。コストが浮いた分、残業が減少したりリソースをかけたい部門に人員の再配置をしたそうです。」（入學）
また、oneplatはCSVの取り込みができれば、すべての「会計ソフト、基幹システム、原価管理システム、販売管理システム」と連携が可能です。
業務改善ツールとして利用可能
取引先から取りまとめたデータをもとに総合振込データを作成、そのままネットバンキングに投げ込むだけで支払が完了します。支払後の仕訳の消込や、振込手数料の計算は自動で連携できます。つまり、経理部で行う入力作業を限りなくゼロに近づけることが可能です。
リモートワークツールとしても利用可能
先述した「納品データの登録、請求処理・入金手続き、決済、納品確認、会計仕訳」は、パソコン以外にもスマートフォン、タブレットで利用できます。複数発注者がいる場合は、納品書の確認を同時ログイン・同時操作することも可能です。スマートフォンでは画面タップで納品書・請求書の承認ができるため、誰でもどこでも作業が可能な仕様です。
「セキュリティ面に関しては金融機関と共に開発しているため、ご安心いただけるものとなっています」（入學）
以上の4点を踏まえ、入學氏はoneplatの電子化サービスについて次のようにまとめます。
「データで受け取ることで各システムとの連携が可能になり入力作業が解消されるうえ、保管コストや手間、ヒューマンエラーといった問題の解決に繋がります。人件費やオフィス賃料等、あらゆる業務コストを大幅に削減できるサービスです。」（入學）
また、oneplatは取引先側の協力が必要なサービスと語り、納品書・請求書を送る側である販売者(仕入先)のメリットを3点挙げます。
「第一に、販売者と購入者の両者共に納品書・請求書の紙が不要となるため、作成・郵送費用や手間を削減できます。第二に、納品データが締日で請求書に自動変換されることで請求書・納品書の入力ミスが解消されます。ミスを修正して発行し直す必要がなくなるので、販売者側の工数の削減が期待できます。第三に、インボイス制度に対応済みなことから、電子化と一石二鳥のサービスです。」（入學）
なお、oneplatの初期導入費用は0円、導入の際のサポート・説明費用にも費用はかかりません。導入後は月額22,000円（税込み）で利用可能です。
oneplat独自の強み
入學氏はoneplat独自の強み(機能)として、「納品書から正確なデータを受け取れることが一番のポイント」といいます。
OCR技術で請求書を電子化するサービスの精度が100%ではないことから、oneplatではスキャン技術を不使用。従量課金制ではないため、納品書からデータで何枚受け取っても月額22,000円で受け取り放題という強みが存在します。正確なデータを納品書から受け取り、各システムと連携することで入力作業が消える上、納品書・請求書が必ず一致するため、突合作業にかかる工数がすべて解消されます。
また、納品情報をリアルタイムで連携できることから、日時決算が可能です。現場で一次承認したものを本部で二次承認。または、現場で承認した履歴を本部でいつでも確認できる機能により、透明性のある納品管理が実現できます。
「これらの機能は、WEB上で買う側と売る側が参加する必要があるだけでシステム自体を変更する必要がないため、サービスの導入をスムーズに行えます。」（入學）
企業の活用事例
セミナーの終盤では実際にoneplantを導入した企業2社が登壇し、サービス導入前の状況と導入後について話しました。
中央魚類株式会社
はじめに中央魚類株式会社より、田中氏が登壇。本企業は、豊洲市場で卸売業を営んでいます。
oneplat導入前は、商品を入荷する際の納品書・請求書は紙が基本であるため、毎日営業部門の担当者が確認して間違いがなければハンコを押して承認。それを上長に順番に回したのち管理部門に渡し、再度検算し直して社内のシステムに入力するというフローでした。納品書・請求書は毎日大量に届くため、処理するのにかなりの労力と体力がかかっていました。
そこで、昨今のペーパーレス化に伴い、経営層の考えでまずは運賃の請求書からペーパーレス化をしようとoneplatを導入しました。
結果として、ペーパーレス化に成功。承認のためのハンコを人の手で押す作業がなくなることで、労働時間も削減できました。管理部門においても通常2時間ほどかかっていた検算作業がほぼ解消されたため、作業効率が大きく改善されました。
「今後はさらに運賃についての効率化を進めていき、終わり次第、ほかの経費に関わる請求書関連の切り替えをしていきたいと考えております。」（田中）
グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社
続いてグラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社より、大島氏が登壇。本企業は、アジア地域の統括や飲料向けパッケージの紙の販売を行っています。
oneplat導入前はシステムがバラバラで、各システム間の連携が取れていない状況でした。経理プロセスについても同様で、会計システムとネットバンキングの連携がうまくできておらず、ネットバンキングや請求書の入力でかなりの手作業が発生していました。
そこでoneplatを導入したところ、支払のためのデータ集計やネットバンキングへの手入力の自動化に成功。支払の工数が大幅に削減でき、支払データ作成にまる2日かけていたところを、半日程度で作成できるようになりました。
「今後は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が必要なため、そこをoneplatを利用して解決していきたいと考えております。」（大島）
oneplatは納品書や請求書を電子化するDXサービスを提供しています。
ご興味のある方は以下より資料をダウンロードしてチェックしてみてください。
