そもそも帳票って何？クラウドサービスで帳票業務を大幅効率化！

経理担当者は、業務として毎日のように請求書や領収書をはじめとする「帳票」を取り扱っているものの、実際のところ「帳票」というものをしっかり理解している人は少ないのではないでしょうか。

この記事では、帳票についての基礎的な知識から保管期間、一般的な取引において発行される「納品書」や「請求書」の取り扱いにおいて気を付けたい点を詳しくまとめてみました。

経理業務を効率化させるクラウドサービスについても紹介していますので、経理担当者は是非参考にしてください。

帳票とは

帳票（ちょうひょう）とは、取引や会計に関係する書類全般のことを指し、「帳簿（ちょうぼ）」と「伝票（でんぴょう）」、そして見積書や領収書等の「証憑書類（しょうひょうしょるい）」が含まれます。

ここでは、それぞれの種類や役割について解説していきましょう。

帳簿の種類

帳簿とは、経営における取引をすべてまとめた書類です。会社法によって作成が義務付けられており、正式には「会計帳簿」と呼びます。

経営状況の変化を把握するために必要であり、最終的に決算書を作成する基となる重要な書類であるため、ルールに則り正しく記録する必要があります。

代表的な帳簿の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 仕訳日記帳（仕訳帳）：すべての取引情報について日付順に記録したもの。
• 総勘定元帳：仕訳日記帳に記されたすべての取引を勘定科目ごとに記録する帳簿。
• 出納帳（現金出納帳・預金出納帳）：会社の現金について出金・入金の記録をまとめた補助簿。
• 手形記入帳（受取手形記入帳・支払手形記入帳）：手形で処理される取引について、手形の増減・振出人や期限等の詳細を記入する補助簿。
• 固定資産台帳：固定資産を購入した際、減価償却の状況を記録するための帳簿。
• 買掛帳：掛け取引の発生・支払いを、仕入先ごとに記入しておく帳簿。
• 売掛帳：掛け取引の発生・回収を、得意先ごとに記入していく帳簿。
• 売上帳：売り上げの増減があった際に詳細を記録する帳簿。
• 仕入帳：仕入れを行った際に詳細を記録する帳簿。

伝票の種類

伝票は、主にお金の出入りについて記録した書類を指します。ただし、総勘定帳や出納帳等帳簿に含まれるものは除きます。

伝票と帳簿は混同して使用してしまう人も多いですが、伝票の記録を基に帳簿等が作成されるため、伝票よりも帳簿の方がより広い範囲を表しているイメージを持っておくと良いでしょう。

代表的な伝票の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 入金伝票：現金で入金があった際に記録する伝票です。
• 出金伝票：現金で出金があった際に記録する伝票です。
• 振替伝票：現金以外の取引があった際に記録するための伝票です。
• 仕入伝票：5伝票制の伝票式会計を採用している場合に必要となる伝票で、仕入取引を記録するためのものです。
• 売上伝票：こちらも5伝票制の伝票式会計を採用している場合に必要となる伝票で、売上取引を記録するためのものです。
• 経費精算伝票：業務のために必要となる費用を従業員が立替えて支払った際に、代金を清算するための伝票です。

証憑書類の種類

証憑書類の『証憑』とは、「しょうひょう」と読み、取引の成立を証明するために必要な書類を指します。

証憑書類は、「この取引はお互いの合意である」ということを証明するものであり、注文書や納品書といった様々な証憑書類を基に帳簿や伝票を作成していくことになります。

また、履歴書や給与明細といったものも証憑書類にあたり、クライアントとの取引だけでなく従業員との取引においても重要な書類です。

代表的な証憑書類の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 契約書
• 見積書
• 注文書
• 履歴書
• 退職届
• 納品書
• 領収書
• 給与明細書
• レシート
• 健康診断書
• 出勤簿
• 賃貸借契約票

帳票の保管期間

経理関係の帳票は、会社法や法人税法によってその保管方法や一定の保管期間が義務づけられています。

帳票は確定申告や決算の際に必要となる資料であるため、その年度が終われば役割としては終えたことになります。しかし、決算や確定申告で審査が入る可能性があるため、企業や個人事業主は決算後・確定申告後も帳票を保管しておく必要があるのです。

もし保管が義務付けられている期間中に書類を紛失・破棄してしまったり、適切な方法で保管していなかったり、といった事実が発覚した場合は、追徴課税や青色申告の承認取り消しといったペナルティが発生する恐れがあります。

規定に違反しないためにも帳票の管理についてきちんと確認しておきましょう。

また、保管期間については、法人か個人事業主か、個人事業主でも青色申告者か、白色申告者か等でそれぞれ違いがあります。

それぞれ詳しくまとめてみました。

法人における帳票の保存期間

法人において、帳票の保存義務は7年間です。ただ、もし欠損金が生じた場合は、保存期間が10年に延長される点に注意が必要です。

特に会社法では10年、法人税法では7年と保管期間に違いがある帳簿に関しては、期間の長い会社法に合わせて10年間保管しておくようにしましょう。

個人事業主における帳票の保存期間

個人事業主は、青色申告者か白色申告者かで保存期間に違いがあります。また、対象となる書類によっても保存期間が違ってきます。

個人事業主は、年度別にファイルにまとめる等して、すべて7年間保管するようにしておくのもおすすめです。

一般的な取引における帳票の流れ

さて、ここで一般的な取引の流れについて確認しておきましょう。

1. 依頼内容を決定する
2. 「見積書」が発行される
3. 正式に依頼する
4. 納品物と共に「納品書」が発行される
5. 「請求書」が発行される
6. 「請求書」の金額を入金する
7. 「領収書」が発行される

このように、一般的な取引において発行される帳票としては「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」の4点があります。

これらの書類は上の説明でも触れた通り、保管が義務付けられている『証憑書類』に当たります。

基本的に大きな取引から小さな取引まで、取引のたびにこれらが発行されることになりますが、公的に定められた形式というものは存在せず、それぞれが独自のフォーマットで発行されているケースが多いようです。

ここからは、「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」の役割や注意点についてまとめてみました。

見積書とは

見積書とは、販売側が購入側に対して事前に提出する書類であり、商品やサービスの価格について事前に提案・通知するためのものです。

購入側は、見積書を見て「購入・契約するかどうか」を判断することになるため、ビジネスにおいて非常に大切な役割を持っている書類と言えます。

販売側も、この見積書を基に納品を行うことになるため、認識違いによるトラブルが発生しないよう、見積もりの段階で購入者・販売側両者でしっかりと確認を行う必要があります。

見積書について注意したいポイント

見積書を確認する際に、注意しなければならないポイントがあります。

着手金やキャンセル料はあるか

着手金とは、依頼や契約が成立した段階で、作業に着手する前に支払う必要のある費用です。着手金は、見積金額の何割かを先に支払うのが一般的で、途中でキャンセルしても返金は行われません。

着手金が支払われるまで、作業は開始されないため支払い忘れに注意しましょう。

問い合わせには個別の見積書番号を使う

見積書にはほとんどの場合は、見積書番号（見積書No.）といった形で個別の番号が振られています。

販売側と購入側の認識を合わせるためにも、問い合わせの際には見積書番号を使うようにしましょう。

修正対応について

見積書において、納品までの修正対応について明記されている場合は必ず確認しておきましょう。

後のトラブルを回避するためにも、もし明記されていない場合は「修正対応は何回まで可能か」「修正に料金はかかるのか」等、お互いで取り決めを行い見積書に明記するよう依頼しましょう。

見積書には有効期限がある

見積書には有効期限がある点にも注意が必要です。

有効期限は、一般的に2週間から3か月程度に設定されています。もし見積書の有効期限が切れてしまった後は、再度見積書を出してもらいましょう。

納品書とは

納品書とは、商品やサービスの納品の際に発行される書類です。

販売側としては、必ずしも発行しなくてはならないものではありませんが、納品が完了した区切りとして慣例的に発行しているケースが多いようです。

納品書について注意したいポイント

納品書を確認する際に、注意しなければならないポイントがあります。

見積書と内容に違いがないか確認しよう

納品書には、納品物の明細や金額が記されています。担当者は、納品物と納品書に違いがないか、見積書と金額に違いがないか等をしっかり確認しましょう。

領収書や請求書と兼ねているケースも

料金が先払いの場合は、「納品書 兼 領収書」として発行されることもよくあります。

ほかにも、請求書と納品書を分けず、納品の段階で「納品書 兼 請求書」として発行されることもあります。この場合は、支払い期限までに支払いを忘れることがないように注意しましょう。

請求書とは

納品が完了し、購入者による検品等で問題が無かった場合に、支払いを求めるために販売者から発行されるのが請求書です。

請求書の項目に法律上の決まりはありませんが、「支払いのタイミング」や「消費税の扱い」については予め確認しておいた方が良いでしょう。

請求書は特にミスやトラブルの多い書類です。請求書を発行する販売者側だけでなく、購入者側もその内容をしっかりと確認するようにしましょう。

請求書について注意したいポイント

請求書を確認する際に、注意しなければならないポイントがあります。

内容に間違いがないか必ず確認

請求書を受け取ったら、まず請求された金額や内容に違いがないかを必ず確認しましょう。

もし何かしらの間違いを見つけた場合は、そのまま支払いを行うのではなく、まずは販売者に確認をとりましょう。

証憑書類にあたる請求書にミスがあった場合は、原則として販売者側が再発行の手順を踏む必要があります。些細なミスであっても、購入者側が修正液等で勝手に修正することは避けるべきでしょう。

領収書とは

領収書は、販売者が代金を受け取った証明として発行する書類です。また、購入者にとっては代金を支払ったという証明になるという役割も持っています。

購入者が領収書の発行を販売者に請求した場合は、販売者は発行の義務が生じます。

領収書について注意したいポイント

領収書を確認する際に、注意しなければならないポイントがあります。

領収書は基本的に再発行できない

もし領収書を紛失した等で購入者が販売者に領収書の再発行を依頼した場合は、販売者はそれを拒否することができます。

それは、もしいくらでも領収書が発行できてしまうと、経費の水増し等といった不適切な使い方をされてしまう危険性があるためです。

領収書は基本的に再発行できないことを念頭に、紛失することがないよう保管の際は特に注意しておきましょう。

納品書や請求書は便利なクラウド管理を利用しよう

企業が日々大量に取り扱う納品書や請求書。

取引先が多ければ多いほど、管理するためのスペースや作業時間、さらには印刷費や郵送費等のコストも多くかかってきます。

こうした経理作業を効率化しコストを削減するために、クラウド型の管理サービスを検討している方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、納品書や請求書をクラウド管理するサービスoneplat（ワンプラット）です。

ここからは、oneplatの特徴についていくつか紹介していきます。

oneplatは納品処理の作業時間を大幅削減

通常であれば販売者ごとにフォーマットが異なる納品書や請求書も、oneplatを使えばすべて取りまとめることができます。

取りまとめたデータは、様々な会計システム・販売管理システムと連携も可能！現場の作業時間が大幅に削減できます。

oneplatは請求内容の間違いゼロを実現

oneplatは、承認済みの納品書を請求書へと自動変換できます。

金額等の内容が完全一致となるため突合作業は不要。請求書の間違いが実質ゼロに！

2023年10月からスタートとなるインボイス制度にも対応済みで安心。

oneplatで紙の保管コストを削減

oneplatは、販売者が納品書や請求書をデータで登録するため、紙書類での管理が不要になります。

その結果、管理に必要となる用紙代や印刷代、ファイル等の事務用品にかかる無駄なコストを削減可能。データ保管だから何かあった時の検索も簡単です。

もちろん、2022年1月から適用となる改正電子帳簿保存法にも対応済み。

oneplatで財務・経理のリモートワークを実現

oneplatなら、請求書の受取から承認までを、すべてクラウド上で行うことができます。もちろん、クラウド上の請求書はインターネット環境さえあればいつでもどこでもダウンロードが可能です。

そのため、財務担当者や経理担当者のリモートワークが実現できます！

承認作業も2次承認・3次承認と複数の担当者で行えるのも嬉しいポイント。

帳票をクラウド管理するならoneplat（ワンプラット）

今回は、帳票の基礎的な知識から、帳票の保管期間についてや「見積書」「納品書」「請求書」「領収書」の取り扱いについて、詳しく解説してきました。

そんな帳票について、もっと効率的に管理できるサービスが、納品書・請求書のクラウドサービスoneplatです。

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