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「受領書ってそもそも何？」
「受領書の作成を頼まれたけどどうすればいい？」
このような悩みをお持ちではありませんか？
受領書は領収書や請求書に比べるとあまり馴染みのないものかもしれません。
しかしビジネスでやり取りする様々な書類の中のひとつとして、とても重要なものです。
この記事では受領書に関する基礎知識や作成の方法等を詳しく解説します。
受領書とは？
受領書は、商品（サービス）等を受け取ったときに「確かに受け取りました」ということを証明するために発行します。
発注者が納品した側に発行するもので、受領書によってその取引が正常に完了したことを表すことが可能です。
領収書や納品書と似ているため、どういった違いがあるのかわからないという方もいるのではないでしょうか。次の項目で受領書と領収書の違いについて解説します。
受領書と領収書の違い
領収書とは？
領収書とはビジネスの取引の際に、納品者が発注者（支払者）に対して発行するもので「確かに代金を受け取った」という証明になります。
受領書と領収書の違い
受領書は「商品（サービス）」を受け取ったことを証明するものですが、領収書は「代金」を受け取ったことを証明をするものとなっています。
受領書の作成の仕方
実際に受領書を作成するときはどういったことに注意すればいいのでしょうか。
受領書に記載する内容や注意点は以下の通りです。
- 発行日
- 取引相手に関する情報
- 発行元に関する情報
- 商品（サービス）に関する情報
- 押印
- 受領書を作成する際の注意点
それぞれの項目を詳しく解説します。
発行日
発行日は、受領証を発行した日付を記載しましょう。何か取引に関するトラブルが起きた際に発行日の記載があることで証明となる場合もあるので確実に記載することが重要です。
取引相手に関する情報
取引相手に関する情報は、「宛名」として納品者の会社名や部署、氏名等を記載します。
発行元に関する情報
発行元に関する情報は、発注者の会社名や住所、メールアドレス、電話番号、氏名等を記載します。連絡先等をしっかりと記載することで、相手に丁寧な印象を与えることが出来ます。
商品（サービス）に関する情報
受け取った商品（サービス）等の名称や金額を記載します。
金額等は記載しない場合もありますが、可能な限り記載すると丁寧な印象になるでしょう。
押印
受領書には押印かサインのどちらかが必須となっています。これは商品を受け取ったことを証明するために必ず必要となるので、忘れないように注意しましょう。
会社としての取引であれば、社印を押す場合もあるでしょう。
受領書を作成する際の注意点
受領書を作成する際に注意するポイントとして、高額の取引の際には印紙が必要となる点が挙げられます。
印紙とは、税金を支払ったことを証明するためのもので、金銭のやり取りに関する書類を作成する際に必要となります。受領証には金額を書くという決まりはありませんが、一定の金額を超える取引の際には収入印紙が必要となります。
印紙には割印がないと無効となってしまうので、必ず割印を忘れないように注意しましょう。
受領書に関する基礎知識
受領書を発行するタイミング
受領書の発行は、発注者が商品（サービス）を受け取ったタイミングで行います。
明確な発行の期間は決まりがありませんが、商品を受け取ったら出来る限り早く発行しましょう。
受領書の保管義務
受領書等の取引に関する証明の書類は信憑書類と呼ばれます。これらの書類は一定期間保管しなければなりません。
受領書の保管期間は7年とされています。
税務署の調査が入った際にも対応することが出来るよう、しっかりと保管するようにしましょう。
受領書など書類全般は電子化が便利
ここまで受領書に関する基礎知識や作成の仕方等を解説しましたが、書類の作成や管理には多くのコストや時間がかかります。
そこでオススメしたいのが書類の電子化です。
電子化することでコスト削減が可能となるだけではなく、様々なメリットが得られます。
書類を電子化するメリット
書類を電子化するメリットはいくつかありますが、多く挙げられるのは「様々なコストを削減する事が出来る」、「リモートワークが可能になる」、「紛失等のリスクの軽減」、「環境問題に対する配慮」の4点です。
ひとつずつ、解説します。
様々なコストを削減する事が出来る
書類を電子化することで、書類に関するコストの削減が可能です。
紙代やインク代、印刷代、ファイル代等のコストがかからなくなるだけでなく、書類を郵送する際の郵便代や封筒代も不要になります。
受領書には基本的に収入印紙が必要となりますが、電子取引の場合は非課税となり、こちらのコストも削減することが可能です。
こういったコストは単価はあまり高くないように感じます。しかし積み重なると大きな額になるので、積極的に削減していきたいところです。
リモートワークが可能になる
近年、リモートワークを取り入れる動きが急速に進んでいます。
書類の電子化を行うと、書類を直接やり取りする必要がなくなり、リモートワークが可能になります。
様々な働き方に対応することが可能となるので、他社とのやり取りがスムーズになったり、会社自体の魅力もアップするかもしれません。
紛失等のリスクの軽減
取引に関する書類には保管期間があります。
トラブル等で書類の内容を確認する必要があったり、税務調査等で書類が必要となることは少なからずあるでしょう。そういったときのためにいつの書類か分かりやすいように取り出しやすく保管することが大切です。
しかし、この保管の作業には手間も時間も必要となりかなりの労力を費やします。
また、管理する中で書類を紛失することもあるかもしれません。そうなってしまうと、書類に記載された顧客の個人情報や商品に関する代金の情報等が流出してしまう恐れもあるので、細心の注意が必要です。
書類を電子化することで、こういった保管に関する労力を大きく軽減できるだけでなく、紛失するリスクもなくなります。
環境問題に対する配慮
書類を電子化することで紙やインクの節約に繋がります。
企業全体で電子化に取り組めば、「環境問題に対して配慮した企業である」という姿勢を表すことも可能でしょう。
近年、SDGs（持続可能な開発目標）にも注目が集まっているので、積極的にペーパーレス化を進めて環境問題に対する前向きな姿勢をアピールしましょう。
書類電子化サービスの選び方
ここまで書類の電子化サービスを取り入れるメリットをご紹介しましたが、実際に導入しようと検討したけどどうやってシステムを選べば良いか分からない、という方もいるのではないでしょうか。
「書類を電子化したい」と思った時に、チェックすべき点は以下の点が挙げられます。
- ニーズに対応した機能が揃っているか
- 操作方法が分かりやすいか
ひとつずつ、解説します。
ニーズに対応した機能が揃っているか
まず、自社が必要としているサービスがどういったものなのか、どういった機能が必要なのか、よく検討しましょう。
それぞれのサービスによって特徴や可能な作業が違うので、どういった部分が強みなのかをよくリサーチし、自社のニーズに合ったサービスを導入する事が大切です。
oneplatの場合は、納品書・請求書を電子化する事が出来るという大きなメリットがあります。
操作方法が分かりやすいか
システムを導入するのはとても労力がかかります。そのため、導入サポートがついているサービスを選択する事が重要です。
せっかくシステムを導入したのに操作方法が複雑で分からない場合もあるでしょう。操作が複雑で分かりにくく、扱うことが出来ないとなってしまっては元も子もありません。
そのため、操作のサポートを行ってくれるサービスの有無や、チュートリアル機能の有無等も必ずチェックしましょう。
oneplatでは、導入に関する様々なサポートがあり、取引先の情報の登録、会計システムの登録まで行ってくれます。
また、操作に迷ったときのためのチュートリアル機能もついているので、パソコンが苦手な方も安心です。
書類の作成・管理ならoneplat
今回の記事では、受領書を作成する流れや基礎知識について解説しました。
あまり馴染みがなく難しい点もありますが、ビジネス上の取引の際には必要となる知識なのでしっかりと抑えるようにしましょう。
書類の作成、管理は手間がかかるからこそ、電子化するメリットはとても大きいと言えます。電子化することで、大幅にコストの削減やリスクの軽減等のメリットを得ることが出来ます。
システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
書類の作成、管理を効率良くするためにも、電子化を検討してみてくださいね。
