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企業間の取引で品物やサービスに対して料金を請求するためには請求書が必要です。しかし、法的に義務付けられているわけではありません。とはいえ、企業同士のトラブルを避けるためにも発行されることが一般的です。しかし請求書がなかなか届かない、という経験を既にしている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、請求書が届かない場合も支払義務があるのか、また送付を依頼するための手順や、送付されたタイミング別の対処、期限について紹介します。
請求書が送られてこない場合の支払義務は？
本来あってはなりませんが、たくさん取引していると請求漏れが発生することもあります。このようなミスで請求書が届かない場合も義務が発生するのか、役割を踏まえてみていきましょう。
請求書とは
指定日までに入金を行うよう請求する書類のことです。金額やサービス内容、会社名、振込先等、入金に必要な事項を記載します。義務ではありませんが、請求忘れや金額についての食い違い等、トラブルを防止するためにも発行されることが一般的です。
また、よく見積書と混同されることがありますが、見積書は契約前に取引で発生する料金の提示を行い、契約の判断材料となる書類です。請求書は取引後に入金を要求するための書類です。発行のタイミングと目的が異なりますので覚えておきましょう。
請求書の必要性
企業間のトラブルを避けるためにも必要ですが、それ以外にも取引の記録を残しておくことで、今後どのように取引を行うか決めるための参考にもなります。
また、企業にとって非常に重要な税務調査においても必要な書類です。請求書なしの経費処理が多くあると、記録の信憑性が疑われる恐れもありますので注意しましょう。
【注意】請求書がなくても支払いは必要
先に結論を言いますと、請求書が届かない場合でも支払義務は存在します。しかし支払義務には法的な期限があるため、こちらから連絡せず過ごしていれば、最終的に支払わずに終えることもあるかもしれません。しかし、ビジネスモラルとして正当な取引を行うためにも支払義務を果たすのが当たり前と言えます。
請求書を送付してもらうために
支払期限を過ぎても届かない場合は、支払義務を果たすためにも送付を依頼しましょう。ここでは、取引企業へ送付を依頼する際のポイントについて紹介します。
①自社側のミスではないか確認する
取引企業へ連絡する前にまずは、自社側のミスではないか確認しましょう。請求書は届いていたが、保管場所が間違っていた、誤って処分してしまっていたということがないよう、日頃から管理方法を徹底しておくことが大切です。
自社側のミスであるのに取引企業へ送付を依頼してしまっては、手間を増やしてしまい迷惑がかかりますので注意しましょう。
②伝えるべき内容を確認する
発送自体を忘れている場合もあれば、発送先住所が間違っていたということもあります。そのほかにも自社が発送先住所を誤って伝えていた場合や、郵送事故等のように取引企業のミスではない可能性もあります。
まずは、発送済であるか確認したのち、必要であれば再送依頼を行いましょう。
③メールや電話で連絡を取る
再送依頼はメールや電話で行いましょう。入金日に余裕があればメールで送ることをおすすめします。メールの方がお互いに焦らず確認が行えるかと思います。ミスを責めるような内容にはせず丁寧な文章を心がけましょう。
入金日が迫っている場合は、電話で迅速に確認を取る方が良いでしょう。このように気付いたタイミングによって使い分けることをおすすめします。
④入金が遅れる可能性を伝える
確認の連絡をするタイミングで既に入金日が迫っていれば、入金が遅れる可能性があることを伝えておくと良いでしょう。遅延トラブルは企業同士の信頼関係にも悪影響を及ぼします。トラブルを避けるためにも、あらかじめ伝えておくことが大切です。
受け取ったタイミング別の対応方法
基本的に支払期限は請求書を発行する側が設定します。しかし、何らかの理由で送付が遅延し、受け取るタイミングによっては支払期限までの入金が難しい場合もあるでしょう。そのような時の対応方法をタイミング別に紹介します。
①支払期限の直前
基本的にタイトではないことが多いですが、何らかの理由で受け取って数日後までという場合もあります。指定日通り入金可能であれば問題ありませんが、日付を過ぎてしまいそうであれば必ず連絡を入れましょう。
支払期限が短いため指定日までの入金が困難であること、日にちを延長することは可能か等、交渉の内容を組み込んで、電話やメールで連絡すると良いでしょう。
②支払期限後
何らかのトラブルやミスにより請求書を支払期限後に受け取った場合は、なるべく早く入金するとよいでしょう。またすぐに対応することが難しい場合は、取引企業へ指定日が過ぎていることを伝え、いつまでに入金できるか伝えることをおすすめします。また、信頼関係にも関わることですので、自社側のミスであれば必ず謝罪しましょう。
③支払期限の記載がない
支払期限が記載されていないこともよくあります。この場合は、常識の範囲内でなるべく早めに入金すると良いでしょう。指定日がないからと入金を後回しにしてしまうと、信頼関係に悪影響を及ぼすこともありますので注意が必要です。
請求書の期限はいつ？
請求書には有効期限が存在します。ここでは期限の必要性から法的な期限、入金サイトの期限、休日をはさむ場合の期限の考え方等について見ていきましょう。
請求書期限の必要性
支払期限を定めておくことは、入金の遅延を防止することに繋がります。企業は品物やサービスを納品して売上を上げても、売掛債権を回収するまでは手元に資金が入ってきません。この売掛債権の回収が遅延すれば、資金繰りが上手く回らなくなってしまうこともあります。そのため、入金の遅延を防止する期限の設定は非常に大切な役割を担っています。
法律で定められて期限
民法では債権の消滅時効期間が定められています。これは未払いのまま支払期限の翌日から5年経過すると請求書の期限切れとなり、支払義務がなくなってしまうというものです。以前までは2年でしたが、2020年4月1日から施行された新民法で延長が行われました。
入金サイトの期限
入金サイトの期限は「締め日」と「支払日」で成り立っています。締め日とは、品物やサービスの提供による報酬を請求書にまとめるために期間を区切るための日付です。支払日とは、締め日で区切った期間内の報酬を入金する期限を示した日付です。
これらは、一般的に請求書を発行する側が設定します。月末締め翌月末払いとする企業が多いようです。あまりイレギュラーな日付設定にすると、お互いのミスにも繋がりますので注意しましょう。
祝日や年末年始等休日をはさむ場合
毎月固定しておくと管理がしやすいですが、月によっては金融機関の休日と重なってしまうこともあるでしょう。年末年始や祝日を含む連休等が重なる場合は、直前の平日もしくは直後の平日に支払うこと等、先にルールを決めておくことをおすすめします。
まとめ：請求書が届かなくても支払義務は生じる
請求書が届かなくても支払義務は存在します。取引企業と良好な関係を築いていくためにも、送付が遅れているようであれば確認を行いましょう。確認の際には、まず自社側のミスではないか確認を行い、その後発送済か未発送か確認することをおすすめします。
また、トラブルを避けるためにも支払期限はしっかり守り、遅延が発生しそうな場合は必ず取引企業へ連絡するようにしましょう。
