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「入金管理を、もっと手軽に済ませたい」
「クラウド請求書にも興味があるけど、操作や導入が難しそう……」
このようなお悩みを抱えていませんか？
入金管理は会社の経営に関わる重要な役目を担っています。
納品書や請求書は重要な書類のため、ミスできない重圧も大きいでしょう。
そのため時間が必要な業務のひとつとして、入金管理が挙げられます。
しかし人間が管理する以上、どうしても間違いは起こるもの。
ストレスなくミスを減らせたら、理想ですよね。
何度も確認する手間を減らすために、近年では入金管理を自動化する会社が増えつつあります。
今回の記事では入金管理の概要からメリット・デメリット、クラウド請求書サービスの選び方まで、幅広くご紹介しています。
是非参考にしてみてください。
入金管理とは
入金管理業務の一連の流れは、以下の通りです。
- 入金を確認する
- 入金消込をする
- 未入金があった場合は、催促する
ひとつずつ、解説します。
入金を確認する
「入金管理」の名の通り、取引先からの入金を確認する作業のことを言います。
確認する内容は、主に以下の通りです。
- 相手の振込名義
- 振込の内容
- 振込金額
- 入金日
誰からの入金で振込内容が一致しているか、漏れなくチェックする必要があります。
取引先が多いと、確認作業が増えるのでとても大変な作業です。
入金消込をする
入金が正しく行われていたことを確認し、売掛金を消す作業のことを言います。
売掛金とは、まだ取引先から払われていない金額のことです。
入金が確認できて、はじめて入金消込ができるようになります。
入金消込の作業は、会社の売上管理にも関わる重要な行程です。
しかし、目視や手書きでは、完璧にミスを防ぐことができません。
修正する手間を減らすためにも、工夫が必要な作業です。
未入金があった場合は、催促する
入金消込後、予定日までに振り込まれなかった分を確認します。
確認作業では、とても大きな責任が伴います。
なぜなら取引先が入金したにもかかわらず、未入金の催促をしてしまってはトラブルの原因になるからです。
未入金が確実である、と判断した場合は取引先に入金の催促をします。
電話やメール、郵送等、催促の方法は会社によって異なります。
入金管理を効率化させる方法
手作業が大変な入金管理ですが、以下の方法を利用すれば効率化できるようになります。
- Excelを利用する
- 帳票を電子化する
ひとつずつ、解説します。
Excelを利用する
手作業では限界があるため、Excelシートを使って納品書や請求書を管理する会社も見受けられます。Excelのテンプレートを利用し、入金管理する方法です。
「入金管理 Excel テンプレート」と検索すれば、様々な種類のテンプレートがダウンロードできます。会社に合ったものを見つけられると、作業が捗るでしょう。
ただしExcelのデータは、パソコン内だけに保存されます。
パソコンの調子が悪くなり、壊れてしまった場合の対処も想定しておくことが大切です。
バックアップを日頃から取っておくことをおすすめします。
また、Excelが関数処理等を行うため、一見すると手作業が減るように思えるでしょう。
とはいえ、最終チェックは自分たちで行う必要があります。
入力ミスや確認ミスが起こらないよう、見やすいシートを作って管理することが大切なポイントです。
帳簿や伝票を電子化する
近年、帳簿や伝票を電子化する会社が多く見受けられます。
その流れに応じて、2022年より『電子帳簿保存法』という、新たな法律が施行されることが決定しました。
紙ベースの帳票管理から電子化が進んでいる、と言っても過言ではありません。
帳簿や伝票は、会社の経営において欠かせない書類です。
そのため紛失してしまうと、会社としても大きな損害となってしまうでしょう。
紙ベースだけで保管していると、紛失等のリスクもあるためです。
帳票を電子化することで、紛失を防げるようになります。
そのため入金管理を効率化するためには、外部サービス等を利用して、帳票の電子化を図ることが効果的だと言えます。
入金管理において帳票を電子化させるメリット
帳票を電子化させることで挙げられるメリットは、以下の通りです。
- 省スペースを実現できる
- コストを削減できる
- リモートワークができるようになる
ひとつずつ、解説します。
スペースの効率化：省スペースを実現できる
紙ベースで帳票を管理している会社は、主に以下の書類スペースを削減できるようになります。
- 納品書
- 請求書
- 買掛帳
- 売掛帳
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 経費帳
- 固定資産台帳
- 入出金伝票
- 見積書
- 領収書
ザッと並べただけで、なんと12種類もの書類が挙げられます。
これだけの書類を10年分保存するとなると、スペースがたくさん必要なのは明らかです。
ファイルだけでなく、棚を置く場所も必要になります。
入金管理に必要な書類を電子化すると、新たに保存用のスペースを確保する必要がなくなります。
保管庫の費用削減や、スペースの有効活用に繋がるでしょう。
コストの効率化：コストを削減できる
納品書や請求書を電子化すると、コスト削減ができるようになります。
書類を管理するための紙代やFAX・印刷代、保存のためのファイル代や保管スペースを捻出しなくて良いからです。
また、納品書や請求書を郵便でやり取りしている場合は、封筒代や切手代等もかかります。
単価はそこまで高くなくても、年間で計算すると意外に出費が多いものです。
電子化すると、郵送代金が増えることはありません。
時間の効率化：リモートワークができるようになる
帳票を電子化すると、ネットワーク上から納品書や請求書等に素早くアクセスできるようになります。つまり、紙で受け取る必要がなくなるため、リモートワークにも対応できるようになるのです。
クラウド請求書等のサービスを提供している会社に任せれば、セキュリティ対策もしっかりされています。
社内の人だけが見られるように設定できるので、安心して使えます。
会社内だけのチャットツールで、ストレスなく書類のやり取りができるようになるでしょう。
またネットワーク上からアクセスできるため、実際の書類を確認するために出社する必要がなくなります。
納品書や請求書の確認作業がクラウド上でできると、緊急時の対応も社外から可能です。
時間の効率化：書類を探す手間が減る
納品書や請求書を電子化し、クラウド上で管理すると、キーワードから書類を検索できます。
紙ベースだと、「〇〇年度〇月」のファイルを探し出して、さらに1ページずつ確認しながら書類を見つける必要がありますよね。
何枚も書類を探す必要がある場合は、膨大な時間を消費してしまう恐れがあります。
クラウド上で取引先の会社名や年度を入力するだけで検索できるようになれば、探す時間を大幅に短くすることが可能です。
納品書や請求書を電子化すると、探す手間を減らせるのは大きなメリットと言えるでしょう。
入金管理において帳票を電子化させるデメリット
帳票を電子化させることで挙げられるデメリットは、以下の通りです。
- 導入や操作が難しい場合がある
- 導入コストがかかる
ひとつずつ、解説します。
導入や操作が難しい場合がある
今まで紙ベースで保存していたものを一気に電子化すると、難しいと感じる人も多いでしょう。
外部サービス等を利用する場合は、操作が分からないと、逆にストレスを感じてしまうこともあります。
「操作方法を覚えるために、業務に手がつかない」という状況は、避けたいものです。
また、システム等の導入が不安な場合は、サポートを受けられる会社を選びましょう。
相談できる環境が整っていると、思わぬトラブルを避けられます。
すべて任せられ、すぐに使い始められるサービスを選ぶようにしましょう。
そうすることで、導入にかかる時間を省略できます。
導入コストがかかる
「導入コストがかかるから」という理由で、電子化を諦めてはいませんか。
近年では多くの会社が、納品書や請求書の電子化サービスを展開しています。
気になるサービスがあれば、まずは問い合わせてみましょう。
比較・検討をすることで、コスト面の問題を解決できる可能性があります。
また、これまでにかかっている書類の管理コストを算出してみてください。
毎年封筒代や切手代を払い続けるより、外部サービスを導入した方が安くなるケースも多く見受けられます。
帳票の電子化は長い目で見ると、費用対効果が大きいと言えるでしょう。
帳票の電子化サービスの選び方
「納品書や請求書を電子化したい」と思った時に、確認すべき点は以下の4点が挙げられます。
- 必要な機能が揃っているか
- 操作が分かりやすいか
- 導入サポートがついているか
- 継続して利用できるコスト設定か
ひとつずつ、解説します。
必要な機能が揃っているか
まず、業務コストを圧迫している作業に対するサービスとなっているか、確認しておきましょう。
日々手作業でしていることを簡略化していくことが入金管理の自動化の目的となります。
oneplatの場合は、納品書・請求書の受け取りにおける自動化に大きなメリットがあります。
仕入先様ごとに異なる複数の納品書・請求書の取りまとめや承認済みの納品書の請求書への自動変換、各種システムとのデータ連携を実現します。
操作が分かりやすいか
納品書や請求書を電子化するにあたって、操作性はとても重要です。
なぜならシステムが複雑すぎると、毎回説明書等を参照する必要があるからです。
手間を省くために導入したシステムが分かりにくいと、かえって時間を浪費してしまう恐れがあります。
oneplatには、チュートリアル機能が搭載されています。
画面上に使い方を説明してくれるので、慣れないうちは分かりやすく、あると便利な機能です。
視覚的にわかりやすいよう配慮されているので、安心して使用できますよ。
導入サポートがついているか
はじめてクラウドサービスを導入するなら、サポートが充実している会社を選ぶようにしましょう。
なぜなら今まで紙ベースでやってきたシステムをすべて変えるには、労力が必要だからです。
メリットも多いクラウド納品書・請求書ですが、最初からすべてを使いこなせる人は多くありません。
oneplatでは、以下の導入サポートがついてきます。
- 登録フォームの入力や必要書類の添付作業をサポート
- 取引先の登録作業をサポート
- 取引先との打ち合わせをサポート
※必要に応じて説明会も行う - 会計システムを確認して、会計システム情報の登録作業をサポート
- 取引先が登録した納品データの承認作業をサポート
- 取引先への支払いのデータ登録作業をサポート
- 取引先から受け取った請求書の承認作業をサポート
- 総合振込データ作成作業をサポート
上記のサポートは、アカウント発行から90日間有効です。
これだけ多くのサポートがあれば、安心して作業を進められます。
継続して利用できるコスト設定か
納品書・請求書のクラウドサービスを選ぶ際は、利用し続けられるコスト設定かどうか確認しておきましょう。
予算オーバーしてしまうと、継続利用が難しくなってしまうからです。
他社に乗り換える手間を考えると、はじめからコスト面を重視しておくことが大切です。
oneplatは、初期導入費用0円・月額料金22,000円(税込)で利用することが可能です。
また、お支払いについては月末締め翌月末日となっており、利用自体は翌営業日からご利用いただけます。
入金管理の効率化、帳票の電子化をするならoneplat
今回の記事では、入金管理の流れや帳簿の電子化について解説しました。
納品書・請求書を電子化するメリットは、とても大きいと言えるでしょう。
なぜなら手間を省けると同時に、コスト削減もできるようになるからです。
システム導入や操作に不安がある場合は、サポートが充実しているoneplatにご相談ください。
経理業務の効率化のために、納品書・請求書の電子化を検討してみてくださいね。
