コロナ禍を背景としたデジタル化の機運が導入の要因

－oneplatを導入するに至った背景や課題を教えてください。

新型コロナウイルスの感染拡大が、背景の大部分ですね。

出勤に対する不安感が高まり、国が総力を挙げてデジタル化の推進をはじめた。
その世の中の流れに取り残されないように、当社でもデジタル化を進めないといけないと感じていました。

デジタル化って聞くと、紙ベースを電子化するイメージが強いですが、ただ置き換えるのではなく、生産性を高められる側面も必要なんです。
既存の労働力で生産性を向上させれば、おのずと顧客対応にかけられる時間も増えるし、より便利なサービスを提供できる。

単純な置き換えではなく、一番の目的である顧客への利便性につながるようなDXツールを探していました。

oneplatについて説明を受けたのが、「何かやるべきだな」って考えたちょうどそのタイミングだったんですよ。

―oneplat以外のツールは検討されましたか？

いえ、今回はoneplatの説明を受けて、すんなり導入を決めました。

実をいうと、社内でサービスを導入する際はいつも、必ず検証を重ね、比較検討もするんですよ。
当社での運用に不向きだって判断したら、きっぱり断ります（笑）。

今回は、説明を聞いてそのまま、単純にいいツールだなと思ったんです。
導入すれば従業員の満足度も上がり、労働生産性も高められる。

一番は顧客への利便性向上ですから、最終目的に見合ったツールだと判断し、即座に決めました。
懸念事項はすべて、説明の中で解決してもらったので、他社ツールとの比較検討は不要だったんです。

コストバランスに異論なく、運用面でも安心できたのも決め手のひとつですね。

―oneplat検討時、懸念されたこととは何でしょうか？

既に社内に導入していた会計システムや、kintone等へのデータ連携ができるかということですね。
特にkintoneは1年以上前から販売管理システムとして使っていたので、既存のツールと連携できないと困りますから。

その点、oneplatは色々なシステムへのデータ連携が可能であることがわかりましたので、oneplat導入への懸念事項は解消されました。

―そのほか、導入に対して不安に感じた部分はありましたか？

社内で紙ベースを採用してきたことに対する「慣れ問題」ですね。

デジタル化はトータルで見れば、社内の運用効率を上げられますが、従業員にとっては、慣れた方法に変化をきたすものです。
コンピュータを扱うことへ、多かれ少なかれ、抵抗はあるかなと思いました。

例えば、納品書の数字を確認しようって思ったとき、紙ならパッとめくれば完結しますよね。
でも、デジタル化すれば、パソコンを操作する手間がかかる。
「納品のチェック」というひとつの作業で考えると、「紙のほうがやりやすかった」という意見が挙がるのではと不安があったんです。

社外においては、メーカー様や代理店様のおかげで、特に不安を抱えることなく導入を進められました。
ご協力いただいて、本当にありがたく思っています。

導入による業務負担の軽減への期待感は大きい

―実際にoneplatを導入されて、社内にどのような変化がありましたか？

まだ運用をはじめて間もないですが、oneplat活用への期待感が膨らんでいます。

現状、社内の雰囲気としては「紙からデジタルに変わったよ」というレベルですが、会計ソフトへの連携がはじまってからは、「総務の作業負担が一気に軽くなるな」と前向きな気持ちが強くなりました。

総務の負担が減ったら、次は各店舗の作業負担を削減して…と、次のステップが浮かんで。
紙ベースでの確認作業が省かれ、ウェブ上でのやり取りができるようになったおかげで、検品がぐんと楽になったんですよ。

導入前は、納品情報を日々入力する作業があったんですが、導入後はoneplat上で出た1か月の納品データを使用して、会計ソフトで読み込むことで完了します。

月末の棚卸作業が1回で済むのも、嬉しい変化ですね。
概算として、月ごとの店舗の作業時間が、約90時間弱、削減できる見込みが立っているんです。

―導入後に感じたoneplatの強みがあれば教えてください。

強みはやはり、検索スピードの速さですね。
処理業務自体が、半自動化できると思います。

導入前は、紙ベースからデジタル化したとき、「紙のほうがやりやすかった」って意見が挙がるのではと不安視していましたが、実際に導入してみると、感じ方は一変しますね。
何をしても、検索スピードの速さを感じるんです。

「納品チェック」というひとつの作業で考えれば、紙ベースは手間がかからないイメージがありましたが、トータルで見ると、作業スピードが違いました。
大量のデータを一度に検索したり、集計したりするうえでは、データ化されている方が圧倒的に強いです。

例えば、勘定科目に修正の依頼があったとき、導入前は、何百枚っていう書類を探し、該当するデータをピックアップして、数字に起こして…という作業をしていましたが、導入後は検索すればすぐに修正・集計できます。

納品情報ごとに計上する科目が異なるので、手計算で算出しているものが、データの連携で行えるようになったんです。
CSVデータを出力し、ファイルを移動する程度の作業量で終わるんですよ。

ほかにも、私は店舗の修繕に関わることがあるので、「あの店舗はいつ修理したっけ」と作業完了報告書を探すことがしばしばありました。
デジタルに置き換える前は、年間の書類を全部引っ張ってきて、ページをめくって探していた時間が、今後はほかの業務に当てられます。

情報を検索するスピードが速くなれば、作業の短縮化を図るだけでなく、全体業務の流れが円滑になる。
活用できる時間を増やすことができるのは、oneplat導入で感じた強みですね。

―そのほか、oneplatの活用ポイントがあれば教えてください。

今後運用に取り入れていきたいのは、データの分析ですね。

導入前は、会計ソフトやkintoneに、毎日の納品データを入力して数字の管理をしていましたが、oneplatを採用することで、納品書や請求書のデータは既存のシステムに連携することが可能になりました。
データの入力作業に当てていた時間を節約できた分、今後はデータの分析に力を入れていきたいと思っています。

店舗の運営に関わる視点でいえば、購入した品物を1か月でどれだけ消費したかとか、この商品はいつ発注しやすいかとか。

oneplatは日付等でデータの関連付けをしてくれるので、購入日付と紐づけし、仕入れの統計を取るのもいいですね。
将来的に、多角的な視点での分析方法として、活用していければなと考えています。

デジタル化による生産性の向上を実現するなら導入は必至

―oneplatを他社にすすめる場合は、どのような点をご紹介されますか？

大きく分けると、「金融機関と連携しているサービスである」点と「納品書からデータ化できる唯一のサービスである」点でしょうか。

前者に関しては、自社で利用する際の安心感は非常に大きいものがありますし、取引先にも非常に紹介しやすいです。

後者に関しては、納品物の多い企業や私たちのように店舗を持っている企業等、在庫管理等にかなりのリソースを割いている企業にはおすすめですね。
既に私たちからもいくつかお声がけをさせていただいており、その中の数社はお申し込みまで進んでいると伺っています。

―小売・店舗業の会社へoneplatのおすすめポイントはありますか？

現場とのズレがなくなる、という点ですね。

本部と店舗のように、統括部と現場が離れている場合は、例えば現場から上がってくる納品データに入力ミスがあれば、再度検品をやり直したり、書類を検索したりする手間がかかります。

その点、oneplatを導入することで、納品書や請求書の情報をパソコン上でデータとして受け取れるので、検品チェックと納品書データの差異を確認し、問題があれば現場に情報を共有するだけで、余計な手間はかかりません。
現場の検品チェックで済みますから。

在庫管理の作業時間が減ると、同時にミスの発生も減りますよね。

データ共有で省ける作業がわかれば、あとは必要分を補えばいいので、管理リソースの見直しができます。
店舗に在庫管理者を置いているなら、人員の再配置も検討可能です。

管理費用を抑えられ、時間も節約できる。
作業者の労力をほかへ向けられるので、業務効率化の上でもメリットは大きいと思いますよ。

―今後のoneplat活用ビジョンを教えてください。

oneplatの特徴のうち、当社にとっての最大の魅力は社内の生産性を向上させる点です。

検索スピードや集計の効率化等、手ごたえとして感じるメリットがいくつかありました。
データ分析の手段として活用が進めば、今以上に運営に役立つツールになると期待しています。

今後は、新しい取引先にもoneplatの導入を案内していき、業務合理化を継続していきたいです。
今後ともどうぞよろしくお願いします。